ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 октября 2011 года N 366
Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия
(с изменениями на 13 мая 2021 года)
(в ред. постановлений Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 N 11, от 05.07.2017 N 393, от 14.03.2018 N 119, от 13.05.2021 N 212)
В целях установления единого порядка делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия Правительство Республики Мордовия постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия (далее - Правила).
2. Исполнительным органам государственной власти Республики Мордовия на основе Правил по согласованию с Министерством культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.
(в ред. постановлений Правительства Республики Мордовия от 14.03.2018 N 119, от 13.05.2021 N 212)
И.о. Председателя Правительства
Республики Мордовия
Н.ПЕТРУШКИН
Утверждены
постановлением Правительства
Республики Мордовия
от 3 октября 2011 г. N 366
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
(в ред. постановлений Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 N 11, от 05.07.2017 N 393, от 14.03.2018 N 119, от 13.05.2021 N 212)
Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия.
2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия.
(в ред. постановлений Правительства Республики Мордовия от 14.03.2018 N 119, от 13.05.2021 N 212)
Глава 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
"официальный документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
"служба делопроизводства" - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
абзац утратил силу. - Постановление Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393;
"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
(абзац введен постановлением Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 N 11)
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен постановлением Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 N 11)
Глава 3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ ОРГАНЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
5. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(часть вторая в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
7. Каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.
(п. 8 в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 N 393)
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, являются:
1) Государственный герб Республики Мордовия;
2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия на русском и мордовском (мокшанском и эрзянском) языках;
(в ред. постановления Правительства Республики Мордовия от 14.03.2018 N 119)
3) наименование структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;
4) наименование должности;
5) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
