42. Учету подлежат все дела об административных правонарушениях, возбуждаемые Министерством.
Дела об административных правонарушениях подлежат обязательной регистрации специалистами Министерства путем внесения соответствующей записи в журнале учета дел об административных правонарушениях (далее - журнал учета).
Основными принципами регистрации дел об административных правонарушениях являются:
обязательность регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях;
одноразовость, при которой дело об административном правонарушении сохраняет номер, присвоенный ему при первоначальной регистрации в Министерстве;
единообразие регистрации дел об административных правонарушениях.
43. Организация работы по учету, регистрации и хранению дел об административных правонарушениях возлагается на заместителя Министра, уполномоченных приказом Министра специалистов отделов.
44. Регистрационный номер дела об административных правонарушениях состоит из следующих цифровых обозначений:
порядковый номер по журналу учета, начиная с первого в каждом году;
порядковый номер отдела, исполнителями государственной функции которого возбуждено производство по делам об административных правонарушениях;
цифры обозначения текущего года, например: "протокол об административном правонарушении N 1-07/2009".
45. Журнал учета ведется с начала календарного года. Листы журнала учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице журнала делается наклейка на узел шнуровки листов с оттиском печати Министерства.
Все записи в журнале учета делаются разборчиво, чернилами (пастой) синего или фиолетового цвета.
46. В журнале учета не допускаются подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств.
В случае необходимости сделанные ошибочно записи зачеркиваются так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новую запись делают в той же графе журнала учета. В графе "Примечание" исполнитель государственной функции, ответственный за ведение журнала учета, делает соответствующую запись, например:
"Исправлено в графе 3 и графе 10
24.07.2009 (подпись) (инициалы, фамилия)".
47. Если для регистрации дел одного журнала окажется недостаточно, заводится новый журнал, который является продолжением первого.
По окончании года в журнале учета после представления и регистрации всех возбужденных дел об административных правонарушениях за этот год заместителем Министра делается итоговая запись об общем количестве зарегистрированных дел об административных правонарушениях.
На обложку журнала учета выносятся порядковые номера возбужденных дел об административных правонарушениях, например: "с N 1 по N 230".
Срок хранения журналов учета - 5 лет.
48. На документы, находящиеся в делах об административных правонарушениях, по которым приняты решения, составляются внутренние описи, материалы дел систематизируются, пронумеровываются, подшиваются, после чего не позднее трех месяцев после окончания календарного года, в котором они были возбуждены, сдаются в архив Министерства по описи в соответствии с установленным порядком.
Оформление дел об административных правонарушениях предусматривает:
подшивку или переплет дела;
сквозную нумерацию листов дела;
составление внутренней описи дела.
Реквизиты обложки дела включают:
учетный номер дела;