13. Качество услуг в сфере архивной деятельности должно обеспечиваться хранением, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в государственной собственности и хранящихся в государственных архивах Республики Мордовия.
14. Архив обязан обеспечивать сохранность и государственный учет архивных фондов, архивных документов в соответствии с правилами, устанавливаемыми действующим законодательством.
15. В целях обеспечения сохранности архивных документов архив должен осуществлять комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
16. Архивные документы в архивохранилище должны располагаться в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве должен определяться планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива.
17. Архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны храниться обособленно.
18. Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, должны изыматься из состава архивных фондов и храниться в сейфе. На место изъятого документа должна быть вложена карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.
19. В целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки, архив должен проводить проверку наличия и состояния архивных документов.
20. Выдача архивных документов из архивохранилища должна в обязательном порядке регистрироваться в книгах выдачи архивных документов из хранилища, которые должны вестись раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.
21. Архив обязан осуществлять государственный учет архивных документов. Учету подлежат хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива.
22. В архиве должны разрабатываться порядок и схема учета архивных документов.
23. Информационная поддержка учета, ведение централизованного государственного учета в автоматизированном режиме, оперативное представление пользователям сведений о наличии в архиве документов того или иного фондообразователя должны обеспечиваться учетными базами данных.
24. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Республики Мордовия.
25. Архивные документы должны включаться в состав Архивного фонда Республики Мордовия на основании экспертизы ценности документов.
26. Включение документов в состав Архивного фонда Республики Мордовия должно осуществляться на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).
27. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив должен руководствоваться перечнями типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, отраслевыми перечнями документов, а также сроками хранения отдельных видов документов, в том числе не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.
28. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Республики Мордовия должно осуществляться на основании экспертизы ценности документов и оформляться договором между собственником или владельцем архивных документов и архивом.
29. Архив должен рассматривать и готовить к утверждению экспертно-проверочной комиссии Республиканской архивной службы Республики Мордовия (далее - ЭПК) описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности организаций - источников его комплектования.
30. Архив должен готовить к согласованию с ЭПК описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности организаций - источников его комплектования.
31. Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (совокупность описаний архивных документов, представленных в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации).
32. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает в себя обязательные для ведения в архиве архивные справочники (опись документов, дел; путеводитель; систематический каталог) и дополнительные архивные справочники (указатель; обзор).
33. Для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета архив должен составлять описи архивных дел, документов.
34. Для повышения информационного уровня описей (уточнения заголовков единиц хранения, составления необходимого справочного аппарата к описям) архив должен проводить усовершенствование описи дел, документов.
35. В случае если опись не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов, архив должен проводить переработку описи дел, документов. Переработка описи включает изучение единиц хранения с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности, хранения по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.
36. Для ознакомления пользователя с составом и содержанием архивных документов архив должен составлять путеводитель по фондам.
37. Основная часть путеводителя по фондам архива состоит из описательных статей архивных фондов или групп архивных фондов. В путеводитель по фондам архива должны включаться сведения обо всех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов.
38. Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения, архивных документов (или их частей) архива должны быть сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива должен определяться составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.
39. Указатели подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, тематические, предметные, хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.
40. Описательная статья указателя любого вида должна состоять из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра. В указателе должна применяться система отсылок для установления связи между тождественными предметными понятиями.