10. Регистрация поступивших обращений граждан на имя руководителей правительства области ведется в приемной писем и обращений граждан с использованием автоматизированной информационной системы "Золушка-канцелярия", на имя руководителей органов исполнительной власти - ответственными за ведение делопроизводства.
11. При регистрации обращений:
- письму присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два - три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, Законодательного Собрания области и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении обращения проставляется штамп "Контроль";
- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);
- письмо проверяется на повторность;
- проставляется шифр тематического классификатора в соответствии с вопросами, содержащимися в обращении. Если в письме ставится ряд вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий шифр.
На поступившие письма и обращения проставляется штамп с указанием номера и даты поступления обращения.