7.1. Документы, поступающие губернатору и в правительство области, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии управления делопроизводства.
Тексты документов переданные по факсу принимаются и регистрируются в приемной вице - губернатора области.
Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором писем и приема граждан управления делопроизводства.
Законы Российской Федерации, Указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации, соглашения, заключаемые губернатором, правительством области, органами исполнительной и другие нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в управлении делопроизводства аппарата губернатора области.
7.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в правительство области, приведен в приложении 16.
7.3. При вскрытии конвертов заведующей канцелярией, ответственным за делопроизводство проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата поступления.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка, что документ получен в поврежденном виде.
На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и передаются адресату.
7.4. В канцелярии документ регистрируется в автоматизированной системе в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки.
Зарегистрированные на карточку документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области в соответствии с распределением обязанностей на рассмотрение.
Губернатору передаются акты Президента, Правительства Российской Федерации, Федеральные законы, а также другие важнейшие документы, исполнение которых требует рассмотрения первого руководителя.
После возвращения документов от руководства резолюция переносится на карточку и вместе с документом передается на исполнение должностным лицам правительства области.
7.5. Документы передаются губернатору, вице - губернатору, заместителям председателя правительства области и рассматриваются ими в день их получения.
Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
Заведующий канцелярией передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.
В случае необходимости документ ставится на контроль. Контроль осуществляется работниками канцелярии.
Зарегистрированные в канцелярии документы передаются непосредственно в подразделение с правом самостоятельной регистрации, регистрируются ответственным работником в день их поступления.
При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату".
Переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями правительства области ведется без регистрации документов в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора области.
7.6. Заведующий канцелярией управления делопроизводства еженедельно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении в подразделениях правительства области, с данными занесенными в базу данных, представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документа, требует исполнения сроков o документов, указанных в резолюции.
7.7. При работе с документами, поступившими в канцелярию аппарата губернатора области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.
7.8. Сроки исполнения документов, поступивших в канцелярию управления делопроизводства, устанавливаются в календарных днях с даты их поступления.
Письма, документы поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации исполняются в сроки, указанные в этих документах.
Если в документе сроки не указаны, то они указываются губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области.
В остальных случаях сроки исполнения документа не должны превышать 10 дней.