Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в канцелярию управления делопроизводства аппарата губернатора области.
На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем указатель рассылки.
При направлении документа в несколько адресов передается необходимое количество копий документа. Для отправки телеграммы передается оформленный ее подлинник и копия.
Документы отправляются адресатам в день их передачи в канцелярию.
Подготовленные для отправки простой почтой документы передаются заведующей канцелярией в приемную губернатора, где они регистрируются в книге и отправляются через почтовое отделение связи.
Заказная почта отправляется через почтовое отделение связи.
Документы особой важности отправляются фельдъегерским маршрутом.
Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются на доработку исполнителям.
8.1. Организация приема и передачи документов с
использованием средств факсимильной связи
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
Факсимильный аппарат устанавливается в приемной вице - губернатора.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" не разрешается.
Категорически запрещена передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет специалист управления делопроизводства.
Переданные и принятые факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 17) без проставления штампов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием факсимильной связи, возлагается на руководителей подразделения в котором она готовилась.