9.1. Общие положения
Настоящий раздел инструкции об организации и рассмотрении обращений граждан разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, нормативно - правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/282, и в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 12.10.1991 N 980 "О порядке ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях", Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 N 2534-VII и определяет порядок, очередность и последовательность операций, осуществляемых при рассмотрении письменных и устных обращений граждан.
Согласно указанных документов делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в структурных подразделениях аппарата губернатора, органах исполнительной власти области, формируемых правительством области, ведется отдельно от других видов делопроизводства.
Личную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан и состояние делопроизводства по их рассмотрению несут руководители структурных подразделений аппарата губернатора, органов исполнительной власти.
Обращения граждан поступают в виде писем и телеграмм, а также в устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы.
Предложения - это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций.
Заявления - обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцев частных предприятий, общественных лиц и общественных организаций.
9.2. Прием поступающей корреспонденции
9.2.1.Все поступающие в правительство области письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением принимаются в канцелярии управления делопроизводства аппарата губернатора.
9.2.2. Работниками канцелярии
- проверяется правильность адресования корреспонденции;
- отбираются телеграммы, письма и ответы на обращения граждан и передаются в сектор писем и приема граждан управления делопроизводства аппарата губернатора области.
В секторе писем и приема граждан письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и учитываются главным специалистом - заведующим сектором писем и приема граждан;
- конверты вскрываются с целью проверки наличия в них документов (разорванные документы подклеиваются);
- конверты сохраняются при необходимости;
- проставляется штамп в правом верхнем углу первого листа письма, телеграммы с указанием номера даты поступления обращения;
- ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту невскрытыми.
9.3. Регистрация и рассмотрение обращений
9.3.1 С обращениями знакомится главный специалист управления делопроизводства, сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество автора, адрес, заводит на письма (телеграмму) учетно - регистрационную карточку в системе "Золушка".
9.3.2. В учетной карточке фамилия с инициалами заявителя пишется в именительном падеже. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая своей, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров И.И., Сидоров В.И. Если письмо подписано двумя и более авторами, то это письмо считается коллективным. Общее число авторов указывается в "Аннотации" письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени администрации предприятия или общественной организации конкретного предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний. Коллективными считаются также письма, подписанные членами одной семьи.
В учетной карточке:
- делается отметка о том, кому адресовано обращение;
- отмечается вид обращения (жалоба, заявление, предложения). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются его исходящий номер и дата;
- заполняется адрес с соблюдением порядка, общепринятого при оформлении почтовой корреспонденции;
- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (инвалид ВОВ, реабилитированный, ветеран труда и т.д.);
- проставляется шифр темы согласно классификатору тем обращений. Тематический шифр должен соответствовать аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то все они шифруются;
- направляется на рассмотрение и написание резолюции губернатору, вице - губернатору или заместителям председателя правительства;