Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.
Документы в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области, как правило, оформляются на бланках установленной формы, которые должны иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ Р6.30-2003.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов А3 (297 х 420) и А6 (105 х 148).
Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для o резолюции (поручения).
Бумага, применяемая для изготовления бланков должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
30 - левое;
10 - правое;
15 - верхнее;
20 - нижнее.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответственно следующие размеры полей не менее, мм:
10 - левое;
30 - правое;
15 - верхнее;
20 - нижнее.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового (флагового), так и продольного (центрованного) расположения реквизитов. При угловом расположении реквизитов каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов. При продольном - их границы продлеваются до границы правого поля документа (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно - вычислительной техники (ЭВТ).
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники учреждения, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТ Р 6.10.5-87, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54, межстрочный интервал - 4,24.
При составлении документа на средствах ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков при использовании различных редакторов могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машиной.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовой Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), N 14 для оформления текстовых материалов.
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал.
Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
(1,5)