1.1 Инструкция по делопроизводству (далее "Инструкция") является нормативным документом, определяющим единый порядок работы с документами в аппарате губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых правительством Еврейской автономной области.* Инструкция разработана с учетом рекомендаций Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утвержденной приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 8 ноября 2000 г. N 1234), Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68), а также утвержденного ГОСТ Р6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. (в ред. Постановления губернатора ЕАО от 05.03.2004 N53 НГР: ru79000200400036)
1.2. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др.
Компьютерные (автоматизированные) технологии работы с документами должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
1.3. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т.ч. телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами, сохранность, находящихся в подразделениях аппарата губернатора области и органов исполнительной власти документов, возлагается на их руководителей.
В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением порядка работы с документами в подразделениях руководителями назначаются ответственные работники за ведение делопроизводства.
На ответственных за ведением делопроизводства возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих в подразделение документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из подразделений документов;
- контроль за прохождением документов в подразделениях;
_______________________________________________________________
* - Правила и порядок работы с секретными документами в аппарате
губернатора области и органах исполнительной власти, формируемых
правительством области регламентируются специальным Положением.
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;
- печатание проектов актов исполнительной и распорядительной деятельности губернатора, правительства области, служебных писем;
- разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение, подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив.
1.5. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляет управление делопроизводства аппарата губернатора области.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя аппарата губернатора области.
1.6. Руководители структурных подразделений аппарата губернатора области и органов исполнительной власти информируют руководство о состоянии исполнения документов и поручений.
1.7. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности правительства, определяются должностными инструкциями.
1.8. Методическое руководство по вопросам документационного обеспечения управления возлагается на архивное управление правительства Еврейской автономной области и государственный архив Еврейской автономной области.
1.9. Переписка между подразделениями аппарата губернатора области и органов исполнительной власти запрещается, за исключением случаев определенных губернатором, вице - губернатором, заместителями председателя правительства области.