12.1. Составление номенклатуры дел
12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате губернатора и органах исполнительной власти, формируемых правительством области с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 18).
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и индексации дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.
В номенклатуру дел включаются дела, отражающие все документируемые участки работы аппарата губернатора, органов исполнительной власти области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.
12.1.2. Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Eврейской автономной области.
Номенклатура дел аппарата губернатора области утверждается руководителем аппарата, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями этих органов после согласования с экспертно - проверочной методической комиссией при архивном управлении правительства Еврейской автономной области.
12.1.3. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений.
Названия разделов в номенклатуре располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата губернатора области и органов исполнительной власти.
После утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения получают выписки из сводной номенклатуры для использования в работе.
Сводная номенклатура дел аппарата губернатора области и номенклатуры дел органов исполнительной власти области в конце каждого года уточняются, утверждаются и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года.
Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений функций и структуры аппарата губернатора ( органов исполнительной власти области.
12.1.4. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных оборотов. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов: планы, списки, доклады и т.д.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
При составлении заголовков дел используются формулировки статей типового перечня документов.
В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭПК".
В графе "Примечание" оговариваются некоторые особенности формирования дел, их заведения, месте хранения и др.
12.1.5. На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, заводятся дела, на которых указываются: полное наименование органа исполнительной власти, наименование структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.
Если в течение года в аппарате губернатора и органах исполнительной власти области возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
12.1.6. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
12.2. Формирование дел