4.1.Учет материальных ресурсов областного резерва заключается в оформлении установленных оправдательных документов и осуществлении правильных и своевременных записей в книгах (карточках) учета всех операций, связанных с движением и изменением состояния материальных ресурсов.
4.2. Учету подлежат все материальные ресурсы, поступающие в областной резерв, не позже следующего дня после дня принятия их на хранение на основании разнарядки, накладной, счета-фактуры или оформленного акта приемки.
4.3. Учет ведется:
- на складе;
- в организации, предприятии, принявшей на ответственное хранение вид материальных ресурсов;
- у руководителей управлений и организаций, ответственных за создание и функционирование материальных ресурсов, определенных п.2 постановления правительства области от 26.09.00 N 96 "О создании областных резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций на территории ЕАО";
- в Главном управлении ГОЧС.
4.4. На органы, ведущие учет материальных ресурсов областного резерва возлагается:
- составление, учет и хранение документов по оформлению всех операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных ресурсов;
- ведение книг и карточек учета наличия, движения, качественного (количественного) состояния материальных ресурсов;
- сверка данных складов с данными учета ответственных хранителей,
Главного управления ГОЧС, ведение дел по рекламациям и претензиям, предъявляемым заказчику, а также предъявляемым заказчиком грузоотправителю, обеспечение необходимыми бланками учетных документов;
- учет выделяемых фондов материальных ресурсов;
- подготовка и представление донесений о наличии, движении и качественном (техническом) состоянии материальных ресурсов в соответствии с установленными сроками.
4.5. На складе (в организации) ведется:
- составление, учет и хранение документов по оформлению всех операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных ресурсов;
- ведение книг и карточек учета наличия, движения и качественного изменения материальных ресурсов;
- сверка данных складов с данными учета ответственных за создание и функционирование видов резервов и данными Главного управления ГОЧС;
- подготовка и представление донесений о наличии, движении, качественном состоянии материальных ресурсов в соответствии с табелем срочных донесений.
4.6.Основанием для записей данных учета в книгах (карточках) учета организаций, предприятий, принявших материальные ресурсы на ответственное хранение, являются первичные учетные документы - накладные, наряды, раздаточно сдаточные ведомости, акты, квитанции, счета и другие документы, связанные с приемом и отпуском материальных ресурсов. Первичные документы без подписи получателя и сдатчика материальных ресурсов недействительны. По всем видам материальных ресурсов ведется отдельная книга учета.
4.7. Очередность записи наименований материальных ресурсов в книгах учета должна соответствовать последовательности, предусмотренной формами донесений, а количество материальных ресурсов указывается в натуральных единицах измерений. Для материальных ресурсов, закупленных на предприятиях и организациях оптовой и розничной торговли, кроме того указывается стоимость закупки.
4.8. Сводные ведомости, сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи, извещения, донесения и подтверждения являются документами вспомогательного характера и способствуют выполнению и обоснованию операций, связанных с движением и изменением состояния материальных ресурсов.
4.9. Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела в порядке их поступления или исполнения, при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам. Листы в делах нумеруются.
Количество листов в законченном деле подтверждается подписью начальника склада (руководителя организации, осуществляющей ответственное хранение материальных ресурсов) и заверяется мастичной печатью.
4.10. Все учетные документы хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих их сохранность.
4.11. При выдаче материальных ресурсов для проведения работ по ликвидации ЧС донесение представляется ответственным хранителем в Главное управление ГОЧС в 10-дневный срок.
4.12. Получатель материальных ресурсов областного резерва, отпущенных для ликвидации ЧС, организует их учет с соблюдением требований соответствующих руководящих документов и настоящего постановления.
4.13. Контроль за наличием, соблюдением условий хранения материальных ресурсов областного резерва, их движением возлагается на ответственных хранителей и Главное управление ГОЧС.