ГОСТ 6.38-90

Группа Т54

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР


Унифицированные системы документации

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Требования к оформлению документов

Unified systems of documentation.
System of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

ОКСТУ 0006

Дата введения 1991-01-01

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам

ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам

РАЗРАБОТЧИКИ

А.И.Чугунов, д-р ист. наук; А.В.Пшенко, канд. ист. наук (руководитель темы); А.Н.Сокова, д-р ист. наук; В.А.Архипов (руководитель темы); Л.П.Никитина; М.В.Бельдова; З.Б.Нигматуллина; А.А.Пронин; Л.М.Азаренкова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.03.90 N 622

3. Срок первой проверки - 1993 г. Периодичность проверки - 5 лет

4. ВЗАМЕН ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72

5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

6. ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 1992 г.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую    при оформлении распорядительной и  исполнительной  деятельности  органов государственной власти и управления Союза ССР,  союзных и автономных республик, а также подведомственных им предприятий и организаций.

1. Оформление реквизитов

1.1. При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

1 - Государственный герб СССР или союзной республики;

2 - эмблема организации;

3 - изображения наград;

4 - код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование организации;

8 - наименование структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии положения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

1.2. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

1.3. Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована, например:

1.4. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например: