Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации (с изменениями на 13 марта 2002 года) (редакция, действовавшая с 1 апреля 2002 года) (утратили силу с 01.01.2003)

РАЗДЕЛ 4

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов. Кредитные организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (абзац дополнен указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места

.

4.2. Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном нормативными актами Банка России.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

4.3. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета (абзац в редакции указания Центрального банка Российской Федерации от 11 декабря 1997 года N 62-У).

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка с различными сроками хранения.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам (абзац в редакции, введенной в действие с 10 января 2002 года указанием Банка России от 26 декабря 2001 года N 1077-У).

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме счетов N 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними (абзац в редакции, введенной в действие с 8 октября 1998 года указанием Банка России от 25 сентября 1998 года N 360-У).

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью (абзац в редакции, введенной в действие с 10 января 2002 года указанием Банка России от 26 декабря 2001 года N 1077-У).

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

4.6. Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

4.7. Пункт исключен с 10 января 2002 года указанием Банка России от 25 декабря 2000 года N 879-У.     

____________________________________________________________________

Пункт 4.8 предыдущей редакции с 10 января 2002 года считается пунктом 4.7 настоящей редакции - указание Банка России от 25 декабря 2000 года N 879-У.

____________________________________________________________________

4.7. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст: