Примерная номенклатура дел является систематизированным списком унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве таможен, и устанавливает примерный состав дел таможен с указанием их индексов, сроков хранения и мест заведения. Она служит также для оперативного поиска документов.
Примерная номенклатура дел является нормативно-методическим пособием и используется при составлении конкретной номенклатуры дел таможни. Данная Примерная номенклатура носит рекомендательный характер.
При разработке конкретной номенклатуры дел на основе Примерной следует учитывать сложившуюся практику ведения делопроизводства в таможне и требования архивных учреждений на местах к номенклатурам дел.
При составлении Примерной номенклатуры дел были использованы Перечни: "Перечень документальных материалов, образующихся в деятельности Министерства внешней торговли СССР, внешнеторговых учреждений и организаций в СССР и за границей, с указанием сроков хранения материалов", М., 1977 (сокращенно в номенклатуре - в.п.); "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М., 1989 (сокращенно в номенклатуре - т.п.); совместное письмо ГТК России и Росархива с приложением: "Примерный перечень документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в деятельности таможни и подлежащих передаче в состав Архивного фонда России" (N 01-51/5083 от 10.05.94).
Конкретная номенклатура дел должна отражать все документы, образующиеся в деятельности таможни.
При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в отделах таможни не образуются.
В конкретную номенклатуру дел таможни переносятся только те предусмотренные делопроизводством заголовки дел, которые предполагается завести. Заголовок каждого дела из Примерной номенклатуры дел переносится полностью или может конкретизироваться.
При заведении дел в делопроизводстве в конкретной номенклатуре дел может быть заведено несколько дел с разными заголовками, соответствующих одному заголовку (делу) Примерной номенклатуры, и наоборот, - в одном деле (заголовке) конкретной номенклатуры объединены документы нескольких статей Примерной номенклатуры дел таможни.
Большинство заголовков дел Примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнением, отражающим специфику заводимых дел.
В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для таможни.
В конкретную номенклатуру дел не включаются дела, предусмотренные Примерной номенклатурой, если в таможне не образуется соответствующей документации.
Сроки хранения дел, предусмотренные Примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру без изменений. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных дел могут быть увеличены. Сроки хранения ряда дел определены на основании консультации со специалистами ГТК России без ссылки на перечни.
В графе "Примечание" Примерной номенклатуры дел указываются особенности заведения дел, место хранения подлинника и другие уточнения, касающиеся формирования дела.
Примерная номенклатура дел составлена по структурному принципу. Разделы в Примерной номенклатуре дел систематизированы в соответствии со "Схемой индексации структурных подразделений центрального аппарата", утвержденной председателем ГТК России 24.01.92.
Примененные в Примерной номенклатуре индексы дел, служб в каждом конкретном случае могут быть изменены, кроме 01. Этот индекс присваивается делопроизводственной службе.
Примерная номенклатура дел составлена по форме, предусмотренной "Основными правилами работы ведомственных архивов", М., 1986: индекс дела, заголовок дела, срок хранения и номер статьи по перечню, примечание.
В конкретной номенклатуре дел данные графы заполняются следующим образом:
В 1-й графе проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в таможне цифрового обозначения и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
Во 2-й графе пишется полностью с необходимыми уточнениями заголовок дела.
В 3-й графе в конце делопроизводственного года проставляется количество томов, частей указанного дела.
В 4-ю графу переносятся примечания из Примерной номенклатуры дел о порядке отбора на дальнейшее хранение, особенностях заведения дел, отметки о переходящих делах.
Конкретная номенклатура дел согласовывается (1 раз в 5 лет) с госархивом, источником комплектования которого является, и утверждается начальником таможни.