Копия счета (платежного требования) выписывается приемным отделом склада, базы на основании платежного требования поставщика в двух экземплярах при механизированной обработке расчетов с поставщиками и учета движения товаров с помощью вычислительной техники.
Копия счета шифруется по специальному реестру. Один экземпляр счета передается на вычислительную установку, второй передается в бухгалтерию для контроля за правильностью внесенных данных счета.
На складах, базах, имеющих свою машиносчетную станцию, вычислительный центр или опорный пункт вычислительного центра, копия счета не составляется, поскольку информация о поставках должна вводиться с оплаченного счета поставщика с использованием перфокарт, перфолент, магнитных лент и других носителей информации.
Журнал регистрации поступающих грузов
на аптечный склад, базу
(форма N АП-76)
Журнал заводится в приемном отделе склада, базы на год, пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя и главного бухгалтера склада, базы с указанием количества листов.
Нумерация поступающих партий груза ведется нарастающим порядком с начала года. Записи в журнал производятся после доставки груза на склад, базу и получения транспортных документов. В графы 2, 5-12 переносятся соответствующие данные транспортного документа.
Номер и дата счета (по графам 3 и 4) записываются со счета, передавемого в приемный отдел отделом снабжения.
Графы 17-19 заполняются после приемки товаров по количеству и качеству и передаче их в соответствующие отделы. Эта передача должна производиться, как правило, в день оприходования. В случае расхождения в графе 17 указываются обе даты (оприходования и передачи) дробью.
Для контроля за своевременностью поступления и полнотой оприходования поступивших грузов графы 1-8 заполняются с копированием на пустографку, которая затем передается в бухгалтерию с подписью руководителя приемного отдела в сроки, установленные главным бухгалтером.
Заполнение графы 19 "Номер приемного акта (накладной)" является подтверждением факта оприходования товара.
Графы 20-23 заполняются при передаче приходных документов в бухгалтерию. Номера реестров по приходу указываются нарастающими номерами с начала года. Поэтому журнал регистрации поступающих грузов одновременно является журналом регистрации реестров по приходу товаров.
Работник бухгалтерии при получении приходных документов проверяет наличие приемных актов и реестров и расписывается в получении документов, проставляет в графе 20 дату приемки документов. В графе 23 "Примечание" указываются сведения о наличии недостач, расхождений в оценке качества или иных особенностей поступивших партий товаров.