Каждая аптека, аптечный магазин, имеющие кассиров, ведут одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью. Количество листов в книге заверяется подписями руководителя учреждения и главного (старшего) бухгалтера централизованной бухгалтерии или же их заместителей. Первые и вторые экземпляры кассовых отчетов (листов) нумеруются одинаковыми номерами.
Каждый лист кассовой книги перед заполнением сгибается по линии отреза пополам. Левая часть остается в книге, а правая заполняется через копировальную бумагу, является отрывной и служит отчетом кассира.
Сделанные исправления в кассовой книге заверяются подписями кассира, а также главного (старшего) бухгалтера или лица, его заменяющего.
Книгу ведет старший кассир, кассир или уполномоченное на это лицо.
Остаток на начало дня переносится из предыдущего проверенного бухгалтерией отчета и записывается в графу "Приход" по соответствующей строке.
Кассовый отчет с прилагаемыми документами на следующий день передается в бухгалтерию или в учетно-контрольную группу.
Проверка кассового отчета осуществляется в присутствии работника, составившего отчет. Показания денежных счетчиков кассовых аппаратов должны соответствовать в книге кассира-операциониста и сумме оприходованной выручки. При этом приходные кассовые ордера на оприходование выручки не составляются. Расхождения обосновываются документами, приложенными к отчету кассира (акта, справки).
В тех случаях, когда в аптеках, магазинах используется кассовая книга по форме КО-4, составляется отдельно справка о показаниях счетчиков кассовых аппаратов.