МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 20 января 1984 года N 78


Об утверждении "Инструкции по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР"

     (с изменениями на 8 января 1988 года)
____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации на основании
приказа Минздрава России от 24 августа 2020 года N 889
____________________________________________________________________

С целью дальнейшего совершенствования и единства ведения учета лекарственных средств на аптечных складах (базах) системы здравоохранения утверждаю:

Согласованную с Управлением бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов СССР и Отделом учета и отчетности ЦСУ СССР "Инструкцию по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР".

Приказываю:

1. Министрам здравоохранения союзных и автономных республик, начальникам главных аптечных управлений минздравов союзных республик, начальникам краевых, областных, АССР, городских аптечных управлений:

1.1. Довести утвержденную настоящим Приказом Инструкцию до каждого аптечного управления, склада (базы) и установить строгий контроль за выполнением изложенного в ней порядка ведения учета товаров.

1.2. Организовать изучение Инструкции работниками аптечных управлений, складов (баз).

1.3. Ввести в действие настоящую Инструкцию начиная с 1 октября 1984 года.

1.4. При проведении документальных ревизий деятельности аптечных складов (баз) строго контролировать соблюдение порядка, предусмотренного Инструкцией по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.

1.5. Разрешается размножить Приказ в необходимом количестве.

2. С введением настоящего Приказа считать утратившими силу для аптечных управлений:

а) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 1236 от 19 декабря 1978 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной";

б) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 645 от 19 июня 1979 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной при механизированном учете" (кроме ГАПУ МЗ Латвийской ССР);

в) Приказ Министерства здравоохранения СССР N 100 от 28 января 1980 года "Об утверждении товарного раздела формы товарно-транспортной накладной".

3. Контроль за исполнением Приказа возложить на Главное аптечное управление Министерства здравоохранения СССР (Клюев М.А.).

Инструкция
по учету товаров на аптечных складах (базах)
аптечных управлений системы Министерства
здравоохранения СССР

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями "Основных положений по учету материалов на предприятиях и стройках" (письмо Министерства финансов СССР от 30 апреля 1974 года N 103), "Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций", утвержденной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 30 мая 1968 года N 130 с учетом внесенных дополнений и изменений и инструктивных указаний Министерства здравоохранения СССР.

1.2. С целью единства ведения учета товаров и обеспечения сохранности ценностей Инструкция определяет порядок ведения учета товаров и тары* на складах (базах)** главных аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР.

* В дальнейшем изложении "товаров, тары" именовать "товары".

** В дальнейшем изложении склады (базы) именовать "склады".

1.3. На складах материальная ответственность за товары возлагается в отделах с раздельной материальной ответственностью на заведующего отделом и его заместителей; при коллективной (бригадной) материальной ответственности она возлагается на работников отдела, входящих в состав бригады и принимающих участие в приемке, хранении и отпуске товаров.

1.4. Основными задачами, возложенными на склад, являются получение, хранение и отпуск товаров аптечным, лечебно-профилактическим и другим учреждениям здравоохранения.

1.5. В целях полной сохранности товаров руководство склада обязано обеспечить:

- условия для хранения товаров на складе с предоставлением оборудованных стеллажами, полками, сейфами, шкафами, холодильными камерами помещений или специально приспособленных складских площадок (для товаров открытого хранения) по укрупненным фармако-терапевтическим группам с учетом физико-химических свойств и других особенностей товаров;

- весоизмерительными приборами, необходимым оборудованием и инвентарем, мерной тарой, а также приспособлениями и механизмами, облегчающими выполнение трудоемких работ в отделах склада;

- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров (в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада) и товаров, принятых на ответственное хранение и забракованных при приемке;

- внедрение современных методов доставки товаров в аптечные и лечебно-профилактические учреждения (централизованный завоз, контейнерные перевозки и т.д.);

- строгое соблюдение всеми работниками склада порядка приемки, хранения, учета, отпуска и вывоза (выноса) товарных ценностей, установленного настоящей Инструкцией;

- применение единой номенклатуры кодов медицинских товаров и поставщиков, разработанной Главным аптечным управлением МЗ СССР;

- присвоение постоянного номера (кода) каждому отделу склада, который указывается во всех первичных документах, относящихся к операциям по данному месту хранения (отделу);

- применение современных методов ведения бухгалтерского учета, механизации и автоматизации работ по учету товаров;

- утверждение перечня лиц (по согласованию с главным бухгалтером), имеющих право подписи документов, разрешающих получение и отпуск, а также вывоз (вынос) товаров со склада. Отделы склада и контрольно-пропускной пункт (бюро пропусков, проходная) должны быть обеспечены образцами подписей этих лиц. Число лиц, имеющих право подписи документов на получение и отпуск ядовитых, наркотических, дефицитных лекарственных средств и спиртов, должно быть ограничено;

- своевременное доведение и организацию изучения материально ответственными лицами инструкций, положений и других нормативных актов (документов), регламентирующих операции с товарными ценностями по приемке, хранению и отпуску их;

- принятие, освобождение и перемещение материально ответственных лиц с ведома главного бухгалтера склада с обязательным проведением полной инвентаризации наличия товарно-материальных ценностей, находящихся в отделах склада, и передачей их по акту другим материально ответственным лицам, назначенным приказом по складу;

- проведение в установленные сроки инвентаризаций остатков товарно-материальных ценностей и своевременное отражение в бухгалтерском учете результатов этих инвентаризаций;

- проведение ежеквартально во всех отделах склада внезапных выборочных проверок наличия товаров по типовой форме инв. - 3;

- заключение договоров о материальной ответственности (индивидуальной, коллективной, бригадной) с материально ответственными лицами в соответствии с действующими нормативными актами (документами).

1.6. На материально ответственных лиц и других работников отделов склада возлагается:

- правильное, своевременное и достоверное документальное оформление операций по движению товаров в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

- рациональное размещение товаров по местам хранения отделов склада, а внутри их по отдельным группам, наименованиям и другим признакам, обеспечивающим свободный доступ к товарам на стеллажах, полках, поддонах, в контейнерах, шкафах, ящиках и т.д. с таким расчетом, чтобы обеспечить быструю их приемку, отпуск и проверку наличия;

- в местах выкладки каждой группы товаров прикреплять стеллажные карточки по форме N 73-АП на каждую поступившую партию медикаментов для контроля своевременности реализации препаратов по срокам годности;

- строгое соблюдение условий хранения товаров в складских помещениях (сейфах, металлических шкафах и т.д.) с учетом температурного режима, физико-химических свойств и противопожарной безопасности. При этом должна быть обеспечена техника безопасности;

- обособленное хранение легковоспламеняющихся и взрывоопасных товаров в специально выделенных для этого помещениях, изолированных от других товаров и отделов склада. При этом следует руководствоваться Инструкцией по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения и Временной инструкцией о порядке хранения и обращения в аптечных учреждениях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения СССР N 520 от 15 мая 1981 года;

- раздельное хранение испорченных, негодных и принятых на ответственное хранение товаров.

1.7. Приемка и отпуск товаров без документального оформления категорически запрещается.

Не производится отпуск неоприходованных на склад товаров.

1.8. Ответственность за постановку и ведение учета товаров на складе возлагается на главного бухгалтера, указания и распоряжения которого в части правильного и своевременного оформления операций по движению товаров, обеспечению сохранности их и представлению в бухгалтерию первичных учетных и отчетных документов и сведений являются обязательными для всех работников склада. Главный бухгалтер организует документооборот и порядок движения учетных документов.

1.9. Учет товаров на складе ведется по учетным ценам (розничным и оптовым). В бухгалтерии учет товаров ведется в стоимостном выражении по отделам (бригадам, материально ответственным лицам), а в отделах склада - по наименованиям, номенклатурным номерам (кодам), фасовкам, дозировкам, количеству и т.д.

Учет товаров в отделах хранения склада ведется материально ответственными лицами на карточках по форме N 96-АП (при учете движения товаров вручную) по количеству.

При механизации (автоматизации) учета движения товаров по требованию материально ответственных лиц отделов хранения склада карточки по форме N 96-АП выдаются машиносчетными станциями, вычислительными центрами.

1.10. Бухгалтерский учет на складе ведется по журнально-ордерной форме счетоводства.

1.11. При комплексной механизации учета движения товаров первичные документы должны отвечать требованиям, предъявляемым к учетным регистрам в условиях механизированной и автоматизированной обработки. При этом необходимо использовать Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники, разработанные и утвержденные Министерством финансов СССР и ЦСУ СССР 20 февраля 1981 года N 35/34-Р/426.

1.12. Работники бухгалтерии склада должны осуществлять предварительный и текущий контроль:

- за правильным и своевременным оформлением документов по движению товаров (приемка и отпуск), полнотой их оприходования в количественном и стоимостном выражении по материально ответственным лицам;

- за правильным и своевременным ведением материально ответственными лицами учета движения товаров в карточках складского учета;

- за соответствием остатков товаров в натуре данным текущего учета;

- за проведением мероприятий, направленных на предупреждение недостач, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений и других нарушений;

- за своевременным проведением инвентаризаций ценностей у материально ответственных лиц и отражением их результатов в бухгалтерском учете.

1.13. Работники склада в своей деятельности руководствуются действующими нормативными актами (документами) вышестоящих органов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность и ведение учета движения товаров на складах.

II. Приемка товаров

1. Оформление операций по поступлению

2.1.1. Приемка товаров должна производиться в строгом соответствии с ГОСТами, техническими условиями, инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР 1965 года и 1966 года (П-6, П-7), Особыми условиями поставки медицинской продукции, утвержденными Постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР, Положением о поставках продукции производственно-технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, а также изменениями и дополнениями к ним.

2.1.2. Все счета (платежные требования)* поставщиков на поступающие товары направляются в бухгалтерию склада, где они вместе со счетами, оплаченными платежными поручениями, регистрируются в ведомости регистрации счетов поставщиков по форме N 74-АП в разрезе расчетных, текущих и спецссудных счетов.

* В дальнейшем "счета (платежные требования)" будут именоваться "счета".

При регистрации каждому счету, а также приложенной к нему квитанции, товарно-транспортной накладной присваивается единый порядковый регистрационный номер, который проставляется на всех приложенных к счету документах. При наличии на складе нескольких приемных отделов за каждым из них закрепляются определенные серии номеров. Например, приемный отдел N 1 - с N 1 по N 5000, приемный отдел N 2 - с 5001 по 10000.

Ведомость регистрации счетов поставщиков открывается ежемесячно и служит одновременно ведомостью к журналу - ордеру по разработке счетов Госбанка (текущим, расчетным, спецссудным).

Бухгалтерия на зарегистрированных счетах ставит штамп проверки

счетов по форме N 97-АП. После чего документы бухгалтерией немедленно передаются в отдел снабжения, сбыта, торговый отдел*.

** В дальнейшем изложении "отдел снабжения, сбыта, торговый отдел" именовать "отдел снабжения".

2.1.3. Работники отдела снабжения должны проверить соответствие счета договору поставки или разнарядке вышестоящей организации в отношении ассортимента товаров, их количества, комплектности, сроков отгрузки, тары, тарифов на доставку.

В свободной графе счета работником отдела снабжения указываются номера приемных актов, если товар получен.