11.1. В торговых организациях аналитический учет товаров ведется:
а) по хозяйствующим субъектам, являющимся юридическими лицами, и их обособленным подразделениям;
б) по каждому хозяйствующему субъекту - по материально ответственным лицам;
в) по каждому материально ответственному лицу - по ассортименту товаров;
г) а также в удобном для предприятия разрезе.
Разрезы аналитического учета "По хозяйствующим субъектам" и "По материально ответственным лицам" совпадают, если материальную ответственность за товары, находящиеся в той или иной торговой единице, несет одно лицо (одна бригада).
В комиссионной торговле учет ведется по каждой единице товаров, поскольку расчеты с комитентами осуществляются за каждую вещь в отдельности.
11.2. Учет товаров материально ответственными лицами. Учет товаров ведет материально ответственное лицо. Этот учет может быть организован разными способами в зависимости от способа хранения товаров (партионный или сортовой).
При любом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в натуральном измерении на основании приходных и расходных товарных документов или в натуральном и стоимостном измерениях одновременно.
Продажа населению некоторых товаров (изделий из золота, платины, серебра и драгоценных камней и др., а также товаров, принятых на комиссию) в организациях розничной торговли оформляется товарными чеками, где указываются наименование, цена и количество товаров. Поэтому по вышеперечисленным товарам аналитический учет ведется и по наименованиям (в комиссионной торговле отдельно по каждой вещи, сданной на комиссию). При наличии на товарах штриховых кодов и соответствующей вычислительной техники аналитический учет по наименованиям возможен и без составления документов на выбытие товаров.
11.3. При партионном способе хранения на каждую партию товаров материально ответственное лицо выписывает партионную карту (код по ОКУД 0903066) в двух экземплярах, где указываются наименование, артикул, сорт, цена и количество (масса) товаров. Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номер регистрации в этой книге является номером данной партии товаров. Один экземпляр партионной карты остается на складе и служит регистром складского учета товаров, второй передают в бухгалтерию. По мере отпуска товаров материально ответственное лицо указывает в партионной карте дату отпуска, номер расходного документа и количество (массу) отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номер партионной карты.
После полного выбытия данной партии товаров партионную карту склада передают в бухгалтерию для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то, не ожидая инвентаризации, недостачу в пределах норм естественной убыли списывают за счет организации, а сверх норм естественной убыли взыскивают с материально ответственных лиц. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.
11.4. При сортовом способе хранения материально ответственные лица ведут учет товаров в товарных книгах или на карточках. На каждое наименование и сорт товаров открывается одна или несколько страниц в товарной книге (в зависимости от объема операций по приему и расходу товаров) или отдельная карточка. Для сокращения числа аналитических счетов товары различного наименования, имеющие одинаковую цену, могут учитываться на одной странице книги или карточке. В заголовке страницы книги (карточки) указываются наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальной части страницы книги (карточки) отражаются приход, расход и остатки товаров.
На плодоовощных базах для облегчения контроля за правильностью отражения поступления и выбытия товаров остатки и движение всех сортов (кондиций) того или иного товара обычно отражаются на одной карточке (странице товарной книги), где для каждого сорта (кондиции) как в приходной, так и расходной части предусмотрена отдельная графа. Остатки, приход и расход записывают не только по сортам (кондициям), но и в целом по данному товару.
Записи в товарные книги (карточки) делают на основании каждого приходного и расходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числа записей - на основании итогов предварительно составленных накопительных документов.
При наличии на складе фактурных или бухгалтерских многосчетчиковых машин с вычислительной приставкой учет товаров на карточках ведут документально-копировальным методом путем объединения в один рабочий прием выписки приходных и расходных документов и разноски в карточки поступления и выбытия товаров с автоматическим выведением остатков.
11.5. На складах с узким ассортиментом товаров и небольшим объемом товарных операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете. В этом случае карточки и товарные книги на складе не ведут.
11.6. Организация аналитического учета товаров в бухгалтерии. При сортовом способе в условиях ручного труда на каждое наименование и сорт товара открывают карточки натурально-стоимостного (количественно-суммового) учета (код по ОКУД 0903121). Карточки хранят в картотеке отдельно по каждому материально ответственному лицу и месту хранения товаров.
11.7. Для проверки правильности учетных записей по окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода и расхода, определяют остатки товаров на начало следующего месяца. На 1-е число каждого месяца составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам к счету 41 "Товары", где по каждому наименованию и сорту товаров указывают в натуральном и денежном выражении остаток на начало месяца, приход и расход за месяц, а также остаток на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости должны быть равны оборотам и сальдо синтетического счета 41 "Товары".
Натуральные показатели оборотной ведомости сверяют также с данными складского учета, который ведут материально ответственные лица.
Такая оборотная ведомость составляется на дату проведения инвентаризации товаров.
11.8. При партионном способе аналитический учет ведут на партионных картах, передаваемых в бухгалтерию материально ответственными лицами. Для проверки правильности учетных записей на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) по данным партионных карт составляют оборотную ведомость, в которой каждую партию товаров записывают отдельной строкой. Суммовые итоги этой ведомости сверяют с оборотами и сальдо синтетического счета 41 "Товары", а натуральные показатели - с данными складского учета материально ответственных лиц.
11.9. Результаты сверки данных бухгалтерского учета товаров (как при сортовом, так и при партионном способах) или оформляют специальным актом, который подписывают бухгалтер и материально ответственные лица, или вышеуказанные работники расписываются в оборотных ведомостях.
После сверки составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам и сопоставляют ее итоги с данными синтетического счета 41 "Товары" (сальдо на начало и конец месяца, дебетовый и кредитовый обороты на месяц).
11.10. Выявленные ошибки исправляются для достижения тождества между стоимостными данными синтетического и аналитического учета, а также между данными учета в натуральных показателях материально ответственных лиц и бухгалтерии.
11.11. При оперативно-бухгалтерском (сальдовом) способе бухгалтерия не ведет учет остатков и движения каждого вида товара и, следовательно, не дублирует записей складского учета. Периодически (ежедневно или один раз в несколько дней) бухгалтер проверяет правильность записей в регистрах складского учета (товарных книгах или карточках), которые ведут материально ответственные лица. Выявленные ошибки сразу исправляют.
Для проверки правильности учетных записей, ведущихся как на складе, так и в бухгалтерии, на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) составляют сальдовую ведомость. В ней на основании регистров складского учета указывают остатки товаров по наименованиям, артикулам, сортам, количеству и цене. Затем осуществляется таксировка, и подсчитывается общая стоимость всех товаров. Этот итог должен быть равен сальдо синтетического счета 41 "Товары". Сальдовые ведомости составляют по материально ответственным лицам (бригадам), а если целесообразно, по укрупненным товарным группам.