Для оформления Паспорта российское лицо направляет подписанное и удостоверенное печатью российского лица (для юридических лиц) заявление уполномоченному МВЭС России в регионе, в котором осуществлена государственная регистрация российского лица. Если сумма Договора превышает в эквиваленте 5 млн. американских долларов, Паспорт оформляется только в Управлении уполномоченного МВЭС России по Центральному району, по согласованию с МВЭС России, о чем ответственным лицом Управления уполномоченного МВЭС России в регионе делается соответствующая запись в графе Паспорта "Особые отметки" (абзац в редакции письма МВЭС России от 26 марта 1997 года N 13/749 - см. предыдущую редакцию).
К заявлению должны быть приложены следующие документы:
- два экземпляра подписанного и удостоверенного печатью (для юридических лиц) российского лица Паспорта, составленного по установленной форме в соответствии с Правилами;
- оригинал Договора (изменения и/или дополнения к Договору), на основании которого был составлен Паспорт, и их удостоверенные копии (удостоверенные копии документов остаются в Управлении уполномоченного МВЭС России в регионе);
- оригинал и копия разрешения МВЭС России, выдаваемого в случаях, предусмотренных пунктом 3 Указа Президента Российской Федерации от 18.08.96 N 1209 "О государственном регулировании внешнеторговых бартерных сделок";
- удостоверенная копия документа о государственной регистрации российского лица;
- копии учредительных документов (для юридических лиц и только при первом обращении в Управление уполномоченного МВЭС России в регионе за оформлением Паспорта);
- копия документа, подтверждающего учет российского лица органами государственной статистики;
- копия международного договора Российской Федерации, если Договор, на основании которого составлен данный Паспорт, заключен во исполнение международного договора Российской Федерации;
- документы, подтверждающие исполнение части Договора (копии грузовых таможенных деклараций, актов и других документов, свидетельствующих о выполнении работ, оказании услуг, передаче прав на результаты интеллектуальной деятельности), если Паспорт составлен на основании Договора, заключенного до вступления в действие Указа Президента Российской Федерации от 18.08.96 N 1209 "О государственном регулировании внешнеторговых бартерных сделок";
- удостоверенный российским лицом перевод Договора при отсутствии оригинала Договора на русском языке (остается в Управлении уполномоченного МВЭС России в регионе).
Все представленные МВЭС России документы регистрируются в Журнале.