3.1. Должностные лица органов внутренних дел при рассмотрении писем обязаны внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки изложенных в письмах обстоятельств, принимать другие меры для объективного разрешения поставленных авторами писем вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих жалобы.
3.3. По результатам проверки письма составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности органов внутренних дел, злоупотребления должностных лиц властью или служебным положением, в заключении должно быть указано, какие конкретно приняты меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений и в отношении виновных лиц. Заключение подписывается лицом, производившим проверку, руководителем органа, структурного подразделения, руководством МВД, УВД.
3.4. Принимаемые по письмам решения должны быть обоснованными. Должностное лицо, признав просьбу (жалобу) подлежащей удовлетворению, обязано обеспечить своевременное и правильное исполнение принятого решения.
3.5. Письма, о результатах разрешения которых необходимо сообщать в партийные, советские органы, редакциям газет, журналов, радио и телевидения, берутся на особый контроль и разрешаются в первую очередь. В этих случаях на письмах и карточках проставляется штамп "Особый контроль".
Проведение проверок по таким письмам подчиненным органам, как правило, не поручается. Решения по результатам их проверок принимаются руководством органа внутренних дел, в который эти письма поступили. Этим же органом даются ответы в соответствующие инстанции, ведомства и авторам писем.
3.6. Заявления, жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел, обязанный разрешить вопрос по существу, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Руководитель органа внутренних дел может установить сокращенный срок разрешения заявления или жалобы.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены руководителем органа внутренних дел или его заместителем, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех из них, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.
3.10. Срок разрешения писем исчисляется со дня поступления их в орган внутренних дел по день направления заявителям сообщения о результатах разрешения.
3.11. Разрешенными считаются письма, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры, даны соответствующие действующему законодательству исчерпывающие ответы:
3.11.1. О полном или частичном удовлетворении просьбы и принятии мер органом внутренних дел по вопросам, отнесенным к его компетенции.
3.11.2. Об отказе в удовлетворении изложенной в письме просьбы или о подтверждении решения, принятого по ранее рассмотренному письму.
3.11.3. О разъяснении порядка разрешения поставленных заявителем вопросов, которые не относятся к компетенции органов внутренних дел.
3.12. Ответы на письма дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица органов внутренних дел в письменной или устной форме с указанием принятых по письму мер или доводов отклонения жалобы. По просьбе граждан им разъясняется порядок обжалования принятого решения. В случае устного ответа составляется соответствующая справка, которая приобщается к материалам проверки письма. В карточке учета (журнале) делается отметка о том, что результаты проверки сообщены заявителю в личной беседе.