8. Учет продуктов питания на складе (кладовой) является составной частью всей системы бухгалтерского учета в учреждениях здравоохранения и должен обеспечивать полную материальную сохранность продуктов питания и тары во время их приемки, хранения и отпуска.
Продукты питания и тара на складе (кладовой) должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах по секциям, а внутри их по отдельным видам (на стеллажах, в ящиках, на полках и т.п.) в порядке, предоставляющем возможность их быстро принимать, отпускать и проверять.
Склады (кладовые) должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.
Весы, разновесы, мерные емкости должны иметь свидетельство Госповерителя о своевременной их поверке.
На складах (кладовых) должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдение температурного режима, охранная сигнализация.
9. Доставка продуктов питания на склад (кладовую) осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться:
- представителями учреждения здравоохранения (экспедитором, кладовщиком);
- экспедитором поставщика - при централизованной доставке.
Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете-платежном требовании, товарно-транспортной накладной, накладной).
При централизованной доставке продуктов питания приемка их подтверждается не только распиской материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) учреждения здравоохранения.
Учреждение здравоохранения обязано сообщить поставщикам фамилию и образец подписи лица, уполномоченного получать продукты питания, а также образец штампа (печати), скрепляющего эту подпись.
Работники учреждения здравоохранения, осуществляющие получение и доставку продуктов питания, назначаются приказом руководителя учреждения и с ними заключается типовой договор о полной материальной ответственности.
10. Для получения продуктов питания со склада поставщика экспедитору учреждения выдается доверенность по типовой форме N М-2 или форме N М-2а.
Выдача доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией, изданной Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР от 4 января 1967 года N 17.
Доверенности выдаются под расписку и регистрируются в журнале "Учета выданных доверенностей" форма N М-2б, утвержденной ЦСУ СССР от 14 декабря 1972 года N 816.
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза продуктов питания по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Доверенность на получение продуктов питания, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.
По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более, чем на календарный квартал.
При лишении доверенного лица права на получение продуктов питания по выданным ему доверенностям, срок которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом учреждение здравоохранения немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск продуктов питания по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск продуктов питания по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения продуктов питания, независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию учреждения документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им продуктов питания.
Бухгалтерия учреждения на основании учета выданных доверенностей, поступивших счетов-платежных требований и других документов поставщиков, осуществляет систематический контроль за своевременным и полным оприходованием продуктов питания на складе (кладовой).
11. Продукты питания, поступающие на склад (кладовую) учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему и качеству), указанным в сопроводительном документе.
12. Если при приемке поступивших продуктов питания обнаружены по одному из видов продуктов питания недостача или излишки, то материально ответственное лицо обязано приостановить дальнейшую приемку. В этих случаях дальнейшая приемка продуктов питания осуществляется комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения здравоохранения. Результаты приемки оформляются актом по форме N 429-мех.
В случае выявления недостачи или излишков продуктов питания акт составляется в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом (кладовщика), работника бухгалтерии, представителей поставщика или незаинтересованной организации.
Один экземпляр акта служит для учета претензионного письма поставщику.
Акт должен быть составлен в тот же день, когда выявлена недостача или излишки.
В акте о недостачах продуктов питания должны быть указаны:
а) дата, номер акта;
б) фамилия, имя, отчество и занимаемая должность членов комиссии, принимавших участие в приемке продуктов питания;