4.1. Организация контроля за рассмотрением заявлений граждан осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе по контролю за исполнением поручений в органах контрразведки, и настоящей Временной инструкцией.
На контроль в обязательном порядке ставятся:
а) поступившие на рассмотрение в органы контрразведки, воинские части заявления, о результатах разрешения которых необходимо сообщить в органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти республик, краев, областей, автономной области и автономных округов, в органы прокуратуры или суд;
б) заявления, по которым после их доклада руководству ФСК России, других органов контрразведки и воинских частей имеются конкретные поручения или требуется доклад по результатам их проверки.
4.2. Непосредственно контрольная работа возлагается на секретариаты и должностных лиц органов контрразведки и воинских частей, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.
4.3. Лица, осуществляющие контроль, имеют право:
а) запрашивать у исполнителей и их непосредственных руководителей необходимые сведения о ходе исполнения поручений;
б) знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние исполнения поручения;
в) требовать от исполнителей справки о причинах нарушений выполнения поручений (некачественное исполнение, задержка исполнения поручений);
г) вносить предложения соответствующим руководителям по устранению выявленных нарушений в исполнении поручений и улучшению организации контроля.
4.4. О постановке на контроль исполнения поручения по заявлениям делается отметка в основных формах учета, на сопроводительных документах ставится знак контроля (проставляется пометка "К" или штамп "Взято на контроль").
4.5. Периодичность проверки хода исполнения определяется лицом, наделенным правом контроля, в зависимости от важности, срочности и вида поручения с таким расчетом, чтобы обеспечить своевременное и качественное его выполнение. Результаты проверки хода исполнения отражаются в регистрационно-контрольных карточках.
4.6. В целях предотвращения несвоевременного исполнения поручений, лицо, наделенное правом контроля, обязано своевременно докладывать соответствующим руководителям о ходе исполнения поручения с указанием причин, задерживающих исполнение, и принимать необходимые меры к своевременному исполнению поручений.
4.7. Если исполнение поручения задерживается, подразделение исполнитель обязано обратиться к руководителю, давшему поручение, за разрешением на продление установленного срока не позднее чем за два дня до его истечения.
4.8. По результатам рассмотрения заявления не позднее чем за два дня до истечения срока исполнения поручения в секретариаты органов контрразведки и воинских частей представляются итоговые документы для доклада руководителям, давшим поручение, а по поручениям органов государственной власти Российской Федерации проекты ответов не позднее чем за четыре дня.
4.9. Снятие с контроля исполнения поручения по заявлению производится только по распоряжению должностного лица, по указанию которого исполнение было взято на контроль, или другого должностного лица по его поручению. При этом в учетных формах делается отметка "Снято с контроля", которая заверяется их подписью с указанием даты.
Не является основанием для снятия с контроля перепоручение исполнения поручения по заявлению другому органу контрразведки или воинской части.
Поручения по заявлениям, о результатах разрешения которых необходимо доложить в органы государственной власти Российской Федерации, в органы прокуратуры или суд, снимаются с контроля только после выполнения этих поручений.
4.10. Состояние исполнения поручений и эффективность контроля должны изучаться и анализироваться, а итоги этой работы докладываться руководству органа контрразведки или воинской части.
Секретариатами по состоянию на 1-е число каждого месяца составляются справки о ходе исполнения поручений для доклада руководству. О ходе исполнения наиболее важных и сложных поручений, сроки выполнения которых срываются, информационные справки составляются и докладываются незамедлительно.
4.11. Применение электронно-вычислительной техники в системе контроля регламентируется специальными инструкциями, которые разрабатываются в соответствии с требованиями нормативных актов по ведению секретного делопроизводства в органах контрразведки и воинских частях с учетом специфики работы и вида автоматизированной системы контроля.
4.12. Состояние работы с заявлениями должно систематически проверяться.
Внутренние проверки состояния этой работы проводятся не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителями подразделений ФСК России, органов контрразведки, командирами воинских частей. В ходе проверки устанавливается правильность и своевременность рассмотрения и разрешения поступающих заявлений, организации приема граждан. При обнаружении недостатков выясняются их причины. По результатам проверки составляется справка или акт, которые докладываются соответственно руководству органа контрразведки или воинской части, и принимаются необходимые меры по устранению отмеченных недостатков.
Состояние работы с заявлениями граждан (краткие информационно-статистические данные, результаты использования заявительских материалов в оперативно-служебной деятельности, проводимые мероприятия по совершенствованию работы с заявлениями и по приему граждан и т.п.) отражается в годовых отчетах о деятельности органов контрразведки и воинских частей.
Внутренние проверки состояния работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб военнослужащих и принятию по ним решений проводятся командирами воинских частей в соответствии с требованиями Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации (абзац дополнительно включен с 11 декабря 1999 года приказом ФСБ России от 15 июля 1999 года N 325).
4.13. Содержащаяся в обращениях граждан информация должна систематически изучаться и обобщаться для выработки соответствующих предложений и рекомендаций по совершенствованию работы по рассмотрению и разрешению заявлений граждан и их приему в органах контрразведки и воинских частях.