2.1. Все поступающие в органы контрразведки и воинские части заявления граждан, в том числе о преступлениях, регистрируются в секретариатах* в день их поступления в журнале контрольно-номерного учета (приложение 1), на них заполняются регистрационно-контрольные карточки (приложение 2). При учете заявлений граждан с использованием средств электронно-вычислительной техники могут использоваться другие формы регистрационно-контрольных карточек, приспособленные к машинной обработке, с обязательным сохранением всех реквизитов. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по заявлениям и их анализа.
_________________
* Под секретариатами в настоящей Временной инструкции понимаются также Управление делами ФСК России, секретные части и должностные лица, выполняющие обязанности секретарей.
Заявления граждан, принятые по телефону, оформляются справками, которые также подлежат регистрации в порядке, установленном для заявлений в письменной форме.
В подразделениях органов контрразведки и воинских частях, в которые поступает незначительное количество заявлений, разрешается производить их учет в регистрационно-контрольном журнале (приложение 3), который может вестись переходящим.
Аналогичным образом в секретариатах регистрируются заявления, получаемые сотрудниками непосредственно от граждан, обратившихся к ним как к представителям органов контрразведки, воинских частей.
2.2. Присвоенный по журналу контрольно-номерного учета регистрационный номер указывается в регистрационном штампе, проставляемом на свободном месте первой страницы заявления, и в регистрационно-контрольной карточке.
Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего заявления (например, "Д-401"), коллективных и анонимных заявлений - из букв "Кл" или "Ан" и номера (например, "Кл-137", "Ан-650").
2.3. Повторным заявлениям* граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого заявления.
________________
* Повторным следует считать заявление, поступившее от одного или того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
2.4. Картотека с регистрационно-контрольными карточками ведется в алфавитном порядке. Карточки на коллективные и анонимные письма хранятся в отдельных разделах картотеки в порядке их поступления.
2.5. Данные о пересылке (передаче) заявлений, содержании поручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения, продлении срока исполнения, окончательном исполнении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материалов рассмотрения заявлений отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.
2.6. Пересылка заявлений осуществляется за их учетными номерами с листами резолюций (приложения 4 и 5).
Сопроводительные записки к заявлениям регистрируются как отдельные документы в установленном порядке.
2.7. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения заявлений граждан подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с требованиями ведения делопроизводства в органах контрразведки.
2.8. Для обеспечения информационно-справочной работы на каждое лицо, в отношении которого в заявлении содержится информация, относящаяся к компетенции органов контрразведки и воинских частей (проходящие лица), работником секретариата, осуществляющим регистрацию заявлений, выписывается отдельная регистрационно-контрольная карточка, в которой делается ссылка на фамилию автора, регистрационный номер и дату поступления заявления. Указанная карточка помещается в картотеку с регистрационно-контрольными карточками на заявления в алфавитном порядке. При журнальной системе учета проходящие по заявлению лица вписываются в соответствующие разделы журнала по алфавиту со ссылкой на фамилию автора заявления, регистрационный номер и дату поступления заявления.
2.9. Делопроизводство по заявлениям граждан в органах контрразведки и воинских частях ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями по обеспечению режима секретности в работе с документами в органах контрразведки, воинских частях и возлагается на специально назначенных должностных лиц.
2.10. Заявления граждан, копии ответов на них и материалы, связанные с их рассмотрением, а также документы по приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Листы резолюций нумеруются как отдельные документы (конверты, в которых получены заявления, не нумеруются).
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные заявления граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
2.11. Сроки хранения заявлений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах контрразведки и воинских частях. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов контрразведки и воинских частей может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан и материалов по их реализации.
2.12. Дела после завершения делопроизводства по ним, по истечении установленных сроков хранения в секретариатах, сдаются в архив органов контрразведки или воинских частей.
2.13. Руководители при рассмотрении и разрешении заявлений граждан обязаны:
а) всесторонне и оперативно разбираться в существе заявления, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверки указанных в заявлении фактов, принимать другие меры для объективного разрешения поступивших заявлений;
б) принимать в пределах своей компетенции законные и обоснованные решения по заявлениям граждан и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
в) сообщать гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, мотивировать случаи отказа в удовлетворении просьб граждан и разъяснять порядок их обжалования.
Руководители, к компетенции которых не относится решение вопросов, поставленных в заявлениях, не позднее чем в пятидневный срок направляют их по принадлежности, извещая об этом заявителя.
Заявления, содержащие сведения, касающиеся специфики деятельности органов контрразведки, пересылать в другие министерства и ведомства в полном объеме запрещается. В этих случаях в министерства и ведомства направляются выписки из поступивших таких заявлений.