4.2.1. На основании первичных документов на поступление и отпуск (расход) материальных ценностей создаются машинные носители по инвентарному макету в количественно-суммовом выражении с оценкой по принятым на предприятии учетным ценам.
4.2.2. Формирование машинных носителей по инвентарному макету в части поступления материальных ценностей, выявление транспортно-заготовительных расходов или отклонений от учетной стоимости может производиться несколькими способами в зависимости от принятого порядка оформления документации по поступлению материальных ценностей.
4.2.2.1. Первый способ состоит в том, что до создания машинных носителей по учетным ценам и по фактической себестоимости материальных ценностей, производится ручная подборка приходных документов складов к расчетным документам поставщиков (счетам-платежным требованиям и др.). В процессе подборки осуществляется контроль правильности оприходования материальных ценностей и проставляется на приходных документах с расчетного документа код корреспондирующего счета 60 субсчет "Отфактурованные поставки" (1) и регистрационный номер счета в качестве объекта аналитического учета. Если в конце месяца остаются приходные ордера, к которым не подобрались расчетные документы, то они поступают на ВУ в отдельной пачке и отражают неотфактурованные поставки. В этом случае на приходных документах проставляется корреспондирующий счет "60", субсчет "2" (или 5) неотфактурованные поставки. Объектом аналитического учета по неотфактурованным поставкам является номер приходного ордера.
Данные расчетных документов, к которым не подобрались приходные ордера, относятся к материальным ценностям в пути. Сопоставление учетной и фактической стоимости материальных ценностей производится по регистрационному номеру расчетного документа.
4.2.2.2. Второй способ заключается в оформлении приходных документов складов независимо от расчетных документов поставщиков. При этом способе объектом аналитического учета, по которому производится сопоставление учетной стоимости и фактической себестоимости материальных ценностей, является номер приходного ордера.
Второй способ более целесообразно применять в тех случаях, когда значительная часть материальных ценностей поступает раньше, чем расчетные документы поставщиков, и внедрение первого способа приводит к задержке в механизированной обработке операций по поступлению на склад материалов.
4.2.2.3. Данные машинных носителей по инвентарному макету по всем операциям поступления материальных ценностей обобщаются в накопительной табуляграмме "Ведомость поступления материальных ценностей в учетных ценах по корреспондирующим счетам", разрабатываемой:
по форме N 9 - если применяется первый способ формирования машинных носителей инвентарного макета (п.4.2.2.1);
по форме N 9а - если применяется второй способ (п.4.2.2.2). Соответственно в форме N 9 данные обобщаются в разрезе регистрационных номеров счетов, а в форме N 9а - в разрезе номеров приходных документов.
4.2.3. Для отражения в бухгалтерском учете поступления материальных ценностей по себестоимости заготовления и приобретения формируются машинные носители по единому макету.
4.2.3.1. На основании акцептованных расчетных документов поставщиков за поступившие материальные ценности - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 01 "По себестоимости заготовления и приобретения" в корреспонденции со счетом 60, субсчет 1 "Расчеты с поставщиками по акцептованным расчетным документам".
Примечание. В случае применения второго способа, указанного в п.4.2.2.2, и наличия нескольких приходных документов по одному расчетному документу сумма последнего разбивается в разрезе каждого приходного документа, по которому раздельно составляются машинные носители.
4.2.3.2. На основании приходных документов по неотфактурованным поставкам - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 01 "По себестоимости заготовления и приобретения" в корреспонденции со счетом 60, субсчет 2 или 5 "Расчеты с поставщиками по неотфактурованным поставкам".
4.2.3.3. По итоговым данным накопительной табуляграммы по форме N 9 или 9а по операциям поступления материалов и инструментов, изготовленных своим производством, отходов производства, утиля от списания малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материальных ценностей от ликвидации и капитального ремонта основных средств и внутренней переброски - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 02 "По стоимости в учетных ценах" в корреспонденции со счетами вспомогательных производств, капитального ремонта и т.д.
4.2.3.4. На основании акцептованных расчетных документов организаций за оказанные транспортные услуги и прочей документации по затратам, относимым в себестоимость заготовленных и приобретенных материальных ценностей (услуги транспортных цехов своего предприятия, авансовые отчеты экспедиторов и т.п.),т.е. по затратам, не связанным с формированием учетной стоимости материальных ценностей, - по дебету счетов материальных ценностей с видом оценки 03 "Транспортно-заготовительные расходы или отклонения" в корреспонденции со счетами по учету расчетов, вспомогательных производств и т.д.
4.2.3.5. Фактическая себестоимость материалов и инструментов, изготовленных своим производством, определившаяся по результатам калькулирования, сопоставляется с их стоимостью по учетным ценам по данным табуляграммы по форме N 9 или 9а (п.4.2.3.3).
На выявленную сумму отклонений составляются машинные носители по единому макету в дебет соответствующих счетов материальных ценностей с видом оценки 03 "Транспортно-заготовительные расходы (отклонения)" в корреспонденции со счетами вспомогательных производств.
4.2.4. Для выявления и отражения в бухгалтерском учете транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен) по операциям поступления материальных ценностей от поставщиков составляется табуляграмма "Ведомость транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) или отклонений":
по форме N 10 - в тех случаях, когда накопительная табуляграмма составляется по форме N 9;
по форме N 10а - когда накопительная табуляграмма составляется по форме N 9а.
Указанные ведомости составляются по операциям поступления материальных ценностей от поставщиков (включая неотфактурованные поставки) по данным машинных носителей по инвентарному макету и машинных носителей, сформированных в соответствии с п.4.2.3.1 и 4.2.3.2 по единому макету.
Транспортно-заготовительные расходы (отклонения) выявляются в табуляграмме по форме N 10 в разрезе регистрационных номеров расчетных документов и по форме N 10а - в разрезе номеров приходных документов.
4.2.4.1. По итоговым данным табуляграммы по форме N 10 или 10а составляются машинные носители по единому макету для раздельного отражения в системном учете как выявленных транспортно-заготовительных расходов (отклонений) с видом оценки 03, так и стоимости материальных ценностей в учетных ценах с видом оценки 02, которые раньше были отражены по себестоимости заготовления и приобретения с видом оценки 01.
Так, например, по итогам табуляграммы по счету 05 определились следующие суммы (в рублях):
по фактической себестоимости 41 000
по учетной стоимости 39 500
разница +1 500
По этим данным составляются машинные носители с записями:
по дебету по кредиту сумма
-0,5 ххх01 -6010000 -41 000 (сторно)
05ххх02 6010000 39 500
05ххх03 6010000 1 500
4.2.5. По завершении отражения в бухгалтерском учете всех операций по поступлению материальных ценностей и расходам по их заготовке и доставке на склады на счетах материальных ценностей 05, 06, 07, 08 и 12 отразятся, таким образом, по видам оценки 02 и 03 раздельные данные по учетной стоимости и по ТЗР (отклонениям).
По этим данным исчисляется коэффициент транспортно-заготовительных расходов (отклонений от плановых цен), для чего составляется расчет по следующей примерной форме: