При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке (вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п.)*.
----------------
* В дальнейшем для краткости будут именоваться "ВУ".
В частности, к ВУ переходят работы по:
вычислительной обработке оправдательных документов;
группировке и обобщению данных оправдательных документов в соответствующих разрезах;
составлению учетных регистров хронологического, синтетического и аналитического учета;
подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности, проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.
Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.
2.1. В условиях механизации и автоматизации* бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ СССР, министерствами и ведомствами в установленном порядке.
----------------
* В дальнейшем для краткости будет указываться только "механизация".
2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и записях* и принятая к учету оправдательная документация до передачи на ВУ комплектуется в пачки.
----------------
* В настоящее время действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года N 105 (см. с.81).
2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности хозяйственных операций с учетом их особенностей.
Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150 документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки на всех операциях, выполняемых ВУ.
Примечание. При комплектовании документов по кассовым и банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета кассира или выписки банка вне зависимости от количества документострок.
2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных случаях - для определенного вида документации) порядку.
На каждую подготовленную к сдаче на ВУ пачку документов оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по установленной форме.
2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ выполняется подразделением-сдатчиком.
Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по соответствующим участкам учета, так же как и сроки составления и выдачи пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.
При разработке графика сдачи оправдательной документации необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление документов на ВУ в течение отчетного месяца.
Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной документации до передачи ее для обработки на ВУ.
2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого документа и пачки в целом.
В процессе проверки должны быть определены: полнота и правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях; полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие количества документов в пачке количеству их, указанному в сопроводительном ярлыке, и т.д.
2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за правильность оформления оправдательной документации, комплектования и оформления пачек.
Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.
2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале регистрации документов по следующей примерной форме: