МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ СССР

N 35

ЦЕНТРАЛЬНОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ СССР

N 34/-Р/426

ПИСЬМО

от 20 февраля 1981 года


О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации на основании
совместного приказа Минфина России и Росстата
от 31 августа 2020 года N 899/503
____________________________________________________________________

В целях унификации бухгалтерского учета в условиях его механизации и автоматизации Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР, обобщив передовой опыт объединений, предприятий и организаций, разработали Методические указания по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Методические указания устанавливают основные принципы и требования к организации бухгалтерского учета в условиях его механизации и автоматизации, минимальный состав учетных регистров и показателей машинно-ориентированных форм бухгалтерского учета.

Министерство финансов СССР и ЦСУ СССР, направляя при этом Методические указания, просят довести их до подведомственных объединений, предприятий и организаций для руководства при механизации и автоматизации бухгалтерского учета.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

Извлечение

1. Введение

1.1. Методические указания устанавливают основные принципы и требования к организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники с автоматическим вводом исходных данных (перфорационных вычислительных машин - ПВМ и электронных вычислительных машин - ЭВМ).

1.2. В условиях применения ПВМ и ЭВМ, как при полной (комплексной), так и неполной механизации, бухгалтерский учет должен быть организован по машинно-ориентированным формам учета (таблично-перфокарточной, таблично-автоматизированной и т.п.) с формированием всех регламентируемых ими табуляграмм - учетных регистров синтетического и аналитического учета. При этом по участкам, не охваченным машинной обработкой, должно быть обеспечено получение всех показателей, необходимых для формирования указанных табуляграмм - учетных регистров.

1.3. В Методических указаниях особенности организации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме приведены на примере применения ее в объединениях, предприятиях и организациях* отраслей машиностроения.

* В дальнейшем для краткости будут именоваться "предприятия".

2. Основы организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ

При организации бухгалтерского учета с использованием ПВМ и ЭВМ часть операций учетного процесса переходит к вычислительной установке (вычислительный центр, машиносчетная станция и т.п.)*.

* В дальнейшем для краткости будут именоваться "ВУ".

В частности, к ВУ переходят работы по:

вычислительной обработке оправдательных документов;

группировке и обобщению данных оправдательных документов в соответствующих разрезах;

составлению учетных регистров хронологического, синтетического и аналитического учета;

подготовке данных для заполнения бухгалтерской отчетности, проведения инвентаризации и анализа хозяйственной деятельности.

Конкретный перечень учетных работ, передаваемых к выполнению на ВУ, определяется главным бухгалтером предприятия по согласованию с руководителем ВУ.

2.1. В условиях механизации и автоматизации* бухгалтерского учета должны применяться междуведомственные, типовые и отраслевые формы первичной учетной документации, утвержденные ЦСУ СССР, министерствами и ведомствами в установленном порядке.

* В дальнейшем для краткости будет указываться только "механизация".

2.2. Оформленная в соответствии с Положением о документах и записях* и принятая к учету оправдательная документация до передачи на ВУ комплектуется в пачки.

* В настоящее время действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29 июля 1983 года N 105 (см. с.81).

2.2.1. Комплектование пачек производится по признаку однородности хозяйственных операций с учетом их особенностей.

Каждая пачка документов должна содержать, как правило, до 150 документострок. Такой размер пачки является оптимальным для обработки на всех операциях, выполняемых ВУ.

Примечание. При комплектовании документов по кассовым и банковским операциям пачка должна формироваться в пределах отчета кассира или выписки банка вне зависимости от количества документострок.

2.2.2. Каждой скомплектованной пачке документов присваивается определенный номер. Нумерация пачек производится с начала каждого месяца по установленному для каждого участка учета (в отдельных случаях - для определенного вида документации) порядку.

На каждую подготовленную к сдаче на ВУ пачку документов оформляется сопроводительный ярлык с контрольным листком по установленной форме.

2.2.3. Вся работа по подготовке документов к сдаче на ВУ выполняется подразделением-сдатчиком.

Конкретные сроки и порядок сдачи и приемки оправдательных документов на ВУ и сроки сдачи последних пачек документов по соответствующим участкам учета, так же как и сроки составления и выдачи пользователям соответствующих табуляграмм, устанавливаются графиком, утверждаемым главным бухгалтером предприятия и руководителем ВУ.

При разработке графика сдачи оправдательной документации необходимо предусматривать возможно более равномерное поступление документов на ВУ в течение отчетного месяца.

Исходя из задачи рациональной организации документооборота должен быть установлен кратчайший маршрут движения оправдательной документации до передачи ее для обработки на ВУ.

2.2.4. При комплектовании пачек документов и сдаче-приемке их на ВУ для механизированной обработки производится проверка каждого документа и пачки в целом.

В процессе проверки должны быть определены: полнота и правильность заполнения всех предусмотренных реквизитов; четкость и разборчивость записей; наличие подписей и оговорок при исправлениях; полнота и правильность заполнения в сопроводительном ярлыке кодов постоянных для данной пачки документов признаков; соответствие количества документов в пачке количеству их, указанному в сопроводительном ярлыке, и т.д.

2.2.5. Главный бухгалтер предприятия и руководитель ВУ устанавливают конкретный перечень должностных лиц, ответственных за правильность оформления оправдательной документации, комплектования и оформления пачек.

Примечание. Контроль правильности оформления оправдательных документов, которые передаются непосредственно на ВУ, минуя бухгалтерию, возлагается полностью на работников ВУ.

2.2.6. Сдача на ВУ пачек документов оформляется записью в журнале регистрации документов по следующей примерной форме:

Журнал регистрации ведется на ВУ по участкам учета. В зависимости от установленного руководителем ВУ и главным бухгалтером предприятия порядка сдачи и возврата документации указанный журнал ведется централизованно или в разрезе структурных подразделений.

Документы с выявленными в процессе приемки дефектами изымаются из пачки и возвращаются сдатчику. При этом вносятся исправления в записи количества сданных документов в сопроводительном ярлыке. В журнале регистрации приемщиком записывается фактически принятое количество документов с отметкой в последней графе журнала о количестве возвращенных документов.

Передача принятых документов на обработку оформляется на ВУ нарядом или сопроводительным ярлыком с операционным контрольным листком.

По завершении обработки оправдательные документы возвращаются бухгалтерии под расписку в указанном журнале.

2.2.7. В целях предотвращения повторной обработки, а также подмены оправдательные документы, возвращаемые бухгалтерии, должны быть погашены на ВУ специальным штампом контролера, ответственного за их обработку.

2.3. Реквизиты оправдательных документов, передаваемых на ВУ, подлежат кодированию.

В зависимости от назначения коды подразделяются на технологические (специальные), группировочные и справочные.

Технологические (специальные) коды (номер работы, участок учета, макет перфорации, пачка документов и т.п.) используются ВУ для организации работы. Они дают возможность отличать машинные носители, созданные на основании различных документов, отыскивать, при необходимости, оправдательный документ для получения справки или исправления ошибки.

Группировочные коды используются для обобщения количественно-суммовых показателей хозяйственных операций в соответствующих разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления отчетности. Например, по структурным подразделениям предприятия, табельным номерам работников, номенклатурным номерам или группам материальных ценностей и готовых изделий, видам операций, синтетическим счетам и объектам аналитического учета и т.п.

Справочные коды являются дополнительными данными, характеризующими хозяйственные операции. Например, месяц, единица измерения натуральных показателей в учете материальных ценностей и т.п.

Некоторые коды (номер документа, дата совершения операции, корреспондирующий счет и др.) в зависимости от конкретного применения могут выступать как в качестве справочных, так и группировочных и технологических.

2.3.1. Коды учетных номенклатур должны разрабатываться с учетом обеспечения взаимосвязи их для всех участков бухгалтерского учета и соответствующих функциональных служб предприятия.

2.3.2. Применяемые на предприятии коды должны быть систематизированы в специальных справочниках учетных номенклатур.

По мере изменения учетных номенклатур показатели справочника должны постоянно обновляться.

Поддержание справочников в рабочем состоянии, а также своевременное доведение изменений и дополнений в них до всех заинтересованных служб предприятия и до ВУ возлагается на работников соответствующих функциональных подразделений, у которых должен храниться контрольный экземпляр справочника.

Так, например, за справочник табельных номеров работников должны отвечать работники отдела кадров, а за справочник синтетических счетов и объектов аналитического учета - работники бухгалтерии.

2.3.3. Каждое внесенное изменение в контрольный экземпляр справочника должно оговариваться подписью уполномоченных лиц с указанием даты.

2.3.4. За ведение справочников на машинных носителях должен отвечать ограниченный круг лиц - работников ВУ. Эти лица отвечают за соответствие данных, зафиксированных на машинных носителях, контрольному экземпляру справочника.

2.3.5. Правильное заполнение кодов вменяется в обязанность должностных лиц, оформляющих оправдательную документацию.

Для этого указанные лица должны быть обеспечены соответствующими справочниками учетных номенклатур.

2.4. Содержащиеся в оправдательной документации данные хозяйственных операций, подлежащие отражению в системе бухгалтерского учета, воспроизводятся в машинном носителе перфокарте, перфоленте, магнитной ленте и т.п.

2.4.1. Перенос данных оправдательных документов на машинные носители выполняется по специальным инструкциям и макетам записей, которые определяют состав воспроизводимых данных и колонки перфокарт или поля других носителей, отражающих значения соответствующих реквизитов документов.

Макеты записей на машинные носители разрабатываются с учетом расположения реквизитов в документах и технологии обработки машинных носителей.

2.4.2. По источникам воспроизводимых данных различают первичные и вторичные машинные носители.

К первичным относятся машинные носители:

создаваемые вручную непосредственно по данным, зафиксированным в учетной, планово-нормативной и справочной документации;

создаваемые по данным счетчиков, датчиков и других технических средств первичного учета.

2.4.3. Вторичными являются машинные носители, создаваемые автоматически, или реже вручную, по итогам соответствующих табуляграмм, разработанных на основании первичных машинных носителей. К ним, в частности, относятся носители, содержащие суммарные показатели первичных машинных носителей с одинаковыми признаками и служащие для сокращения объема обрабатываемых массивов или накопления данных за более длительные периоды времени, а также сальдовые показатели.

2.4.4. При наличии систематически обновляемых в централизованном порядке машинных носителей, содержащих условно-постоянные данные, например учетные цены и наименования материальных ценностей и готовой продукции, нормы времени и расценки за определенную производственную операцию и т.п., может предусматриваться незаполнение соответствующих показателей в первичной документации. В этом случае суммарные показатели и соответствующие наименования формируются автоматически по данным условно-постоянных машинных носителей и носителей с данными, воспроизведенными с первичных документов.

2.4.5. Оправдательными документами могут являться непосредственно машинные носители (дуаль-карта и др.). В указанном случае они должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом.

2.4.6. Машинные носители являются источником данных как хронологического, так и синтетического и аналитического учета, в связи с чем обеспечивается тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

Технология обработки учетных данных, воспроизведенных в машинных носителях, должна предусматривать полное исключение отставания аналитического учета от синтетического.

2.5. Отражение всех хозяйственных операций, наличия и движения средств и их источников производится в табуляграммах, т.е. печатных регистрах, получаемых автоматически на основе группировки и обобщения данных, содержащихся в машинных носителях.

2.5.1. В зависимости от назначения табуляграммы могут быть составлены: