Правила составления запросов
(с изменениями на 8 октября 2014 года)
1. Запросы на военнослужащих и лиц гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации оформляются кадровыми и строевыми органами воинских частей* по месту прохождения (выполнения) ими военной службы (работы), а на граждан, пребывающих в запасе (отставке), и лиц гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации (СССР) - отделами военных комиссариатов субъектов Российской Федерации по месту жительства.
________________
* Далее в тексте настоящих Правил, если не оговорено особо, под воинскими частями понимаются центральные органы военного управления, объединения, соединения, воинские части и организации Вооруженных Сил Российской Федерации и военные комиссариаты (отделы).
2. Запросы составляются по формам А, Б и В, прилагаемым к настоящим Правилам, выполняются с использованием средств автоматизации, пишущей машинки или разборчивым почерком без сокращения слов и подписываются командирами воинских частей, начальниками отделов военных комиссариатов.
3. Запросы составляются на каждое лицо с использованием данных из личных дел, трудовых книжек и других учетно-послужных документов, по каждому вопросу отдельно и пересылаются с присвоением исходящего номера без сопроводительных писем.
Если военная служба (работа) проходила в нескольких воинских частях, запросы оформляются по каждой воинской части отдельно с указанием года и месяца прибытия и убытия, а также других сведений, которые облегчат поиск (воинское звание, фамилия командира, место дислокации воинской части, данные о ее переформировании, расформировании, подчиненности и т.д.). К запросу прилагаются ксерокопия военного билета (трудовой книжки) и копии ранее полученных ответов. На запросах, направляемых в архив повторно, ставится отметка "Повторно, к N ____от "___"___________20__г.".
4. В запросах, направляемых в форме электронного документа, в обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество гражданина, адрес электронной почты и почтовый адрес, а также контактный телефон.
5. Фамилия, имя и отчество (для женщин - фамилия в период прохождения военной службы или работы), воинское звание в запрашиваемый период, а также другие данные в соответствии с прилагаемыми формами запросов указываются полностью.
6. Воинские части указываются по условному наименованию. При отсутствии условного наименования в запросе указывается действительное наименование воинской части.
При необходимости в запросах сообщаются сведения о виде (роде войск) Вооруженных Сил Российской Федерации (СССР), полном наименовании и принадлежности к гвардии (без указания почетных наименований и наград воинских частей).
По артиллерийским воинским частям указывается вид артиллерии (пушечная, гаубичная, зенитная, гвардейские минометные части (ГМЧ) и т.д.). По авиационным воинским частям, кроме наименования воинской части и рода авиации (бомбардировочная, истребительная, штурмовая, разведывательная, транспортная, армейская), следует также указывать вид (род войск) Вооруженных Сил Российской Федерации (СССР). По военно-морским воинским частям - принадлежность к тому или иному флоту (Северному, Тихоокеанскому, Балтийскому, Черноморскому), флотилии.
При оформлении запросов для наведения справок по документам научно-исследовательских институтов, полигонов, арсеналов, баз, складов, мастерских следует указывать их принадлежность (артиллерийская, подвижная авиационная, стационарная, автобронетанковая и т.д.), а военных представительств (военных приемов, почтовых ящиков) указывать их местонахождение, что производили, а также подчиненность вышестоящему ведомству Вооруженных Сил Российской Федерации (СССР).
При оформлении запроса о денежном довольствии (заработной плате) необходимо в обязательном порядке указывать также наименование воинской части, где лицо, в отношении которого делается запрос, состояло на финансовом довольствии.
7. При оформлении запросов, касающихся службы в военно-строительных частях (учреждениях), необходимо указывать их непосредственную принадлежность к вышестоящему органу. В военные архивы направляются запросы только тех воинских частей, которые входили в состав Министерства обороны Российской Федерации (СССР).
Документы военно-строительных формирований, откомандированных в распоряжение других министерств и ведомств, хранятся в архивах предприятий по месту дислокации и подчиненности.
8. В связи с тем, что персональный учет рядового и сержантского состава за Красную (Советскую) Армию не велся, в запросах на подтверждение пребывания в действующей армии в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов обязательно указываются номер, наименование воинской части (полевой почты), подчиненность, район боевых действий и периоды прохождения военной службы гражданином, а также другие сведения, облегчающие поиск.
9. В запросах на подтверждение ранения или заболевания следует указывать номер (наименование) военно-медицинского учреждения, в котором было закончено лечение. Если номер (наименование) не известен, то следует уточнить у заявителя и указать в запросе: полевую почту или адрес военно-медицинского учреждения (населенный пункт, улицу, номер дома или характерные ориентиры); наименование учреждения, ранее располагавшегося в здании военно-медицинского учреждения; фамилию начальника (руководителя) или лечащего врача; дату ранения (заболевания) и другие сведения, облегчающие поиск.
10. При оформлении запросов о подтверждении награждения медалями СССР и Российской Федерации ("За безупречную службу в Вооруженных Силах СССР", "За отличие в военной службе", "За воинскую доблесть") следует указывать их степень, условное наименование воинской части в период представления к награждению, вид (род войск) Вооруженных Сил Российской Федерации (СССР), в состав какого военного округа (флота) входила воинская часть, дату и номер приказа Министра обороны Российской Федерации.
При оформлении запросов о награждении нагрудными знаками, утвержденными в Вооруженных Силах СССР ("Отличник Советской Армии", "Отличник Военно-Морского Флота", "Отличник соцсоревнования", "Победитель соцсоревнования", "Ударник пятилетки", "Отличник военного строительства", "За разминирование" и др.), следует указывать, приказом командира (начальника) какой воинской части награжден и дату награждения.
Запросы оформляются по воинской части, где заявитель проходил службу (работал) и представлялся к награждению, отдельно по каждой награде.
11. При оформлении запросов о военнослужащих, осужденных военными трибуналами (судами) или в отношении которых велось уголовное дело военной прокуратурой, следует указывать, каким военным трибуналом (судом) осужден или в какой прокуратуре велось дело, а также дату осуждения (прекращения дела).
12. Оформление и пересылка запросов и ответов по ним, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, осуществляются через служебные делопроизводства воинских частей в установленном порядке.
На запросах (ответах), содержащих сведения, составляющие государственную и иную тайну, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также персональные данные, проставляется соответствующий гриф секретности или ограничительная пометка "Для служебного пользования".
Степень секретности сведений, содержащихся в запросах (ответах), в которых указываются действительные наименования воинских частей, их места дислокации, а также другие сведения, устанавливается в соответствии с Перечнем сведений Вооруженных Сил Российской Федерации, подлежащих засекречиванию*.
________________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации 2005 года N 010.