98. Оформленные надлежащим образом ответы на обращения передаются в общий отдел Департамента управления делами Министерства для отправки адресатам.
99. Отправка ответов на обращения в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации осуществляется Отделом по работе с обращениями граждан через фельдъегерскую связь.
100. На каждом обращении после принятия решения об окончании его рассмотрения руководством департамента делается надпись "В дело", ставится личная подпись и указывается дата.
Документы исполненного обращения с визовой копией ответа на обращение формируются в дела в департаменте, определенном в качестве ответственного исполнителя, в соответствии с номенклатурой дел департамента.
Расположение комплекса документов исполненного обращения внутри номенклатурного дела осуществляется последовательно, по следующим принципам:
- алфавитный (по алфавиту фамилии, имени, отчества гражданина);
- систематический (по входящим регистрационным номерам).
101. Обращения без принятого руководством департамента решения об окончании их рассмотрения подшивать в дела запрещается.
102. Подлинники обращений граждан, взятых на контроль Отделом по работе с обращениями граждан, сопроводительные документы к ним, визовые копии ответов на обращения и в контролирующие органы, а также другие документы, относящиеся к рассмотрению соответствующих обращений, формируются в дела в Отделе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел Отдела по работе с обращениями граждан.
Подлинники обращений граждан, поступивших в Министерство на бумажных носителях с сопроводительными документами к ним, формируются в дела в Отделе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел Отдела по работе с обращениями граждан.