54. Поступающие в Министерство письменные обращения принимаются общим отделом Департамента управления делами Министерства.
55. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверте (бандероли, посылке) работа с письменным обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств и принятия соответствующего решения руководством Департамента управления делами Министерства.
При приеме письменных обращений и документов, связанных с их рассмотрением:
проверяется правильность адресности корреспонденции;
сортируются телеграммы;
вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются);
сортируются ответы на запросы по обращениям граждан;
поступившие с письмом документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие приложения к письму) подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт. В случае отсутствия самого текста письма работником, принимающим почту, подкалывается заверенный его подписью с указанием даты лист бумаги с текстом: "Письменного обращения к адресату нет", который прилагается к конверту;
по выявленным нарушениям и недостаткам составляются акты на письма:
к которым прилагаются вложенные в конверты денежные знаки, ценные бумаги и т.п.;
при вскрытии которых не обнаружилось письменного вложения;
в конвертах которых обнаружилась недостача документов, упоминаемых в обращении или вложенной в конверт описью документов.
Акт составляется в двух экземплярах и подписывается двумя работниками общего отдела Департамента управления делами Министерства.
При этом один экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение в Отдел по работе с обращениями граждан.
Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту не вскрытыми.
56. Обращения в форме электронных сообщений (далее - Интернет-обращения) поступают в Отдел по работе с обращениями граждан через официальный сайт Министерства или единый портал государственных и муниципальных услуг путем заполнения заявителем специальной формы, содержащей необходимые реквизиты.
57. Работа с Интернет-обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Регламентом.
58. Регистрация письменных обращений и Интернет-обращений граждан осуществляется работниками Отдела по работе с обращениями граждан путем ввода необходимых данных об обратившихся гражданах и содержании их обращений в автоматизированной системе учета (далее - АСУ).
59. На каждое поступившее обращение заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК).
60. Работники Отдела по работе с обращениями граждан при регистрации обращений проверяют установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений, а также проверяют поступившие обращения на повторность.
61. Если одновременно поступило несколько обращений одного и того же содержания от одного и того же автора, то осуществляется регистрация только одного из обращений, при этом в РКК делается соответствующая отметка о количестве дублированных обращений.
62. Повторными считаются обращения, поступившие в Министерство от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
если гражданин не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными:
обращения одного и того же лица, но по разным вопросам;
обращения, в которых содержатся новые вопросы или дополнительные сведения.
Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные, но в РКК делается отметка "Повторное".