53. Основанием для начала административной процедуры является поступление в ФСФР России или ее территориальный орган письменного обращения гражданина или обращения гражданина в электронной форме.
54. Первичная обработка поступивших письменных обращений осуществляется работниками Службы делопроизводства и включает в себя: проверку правильности адресования корреспонденции, вскрытие конвертов, а также проверку наличия обращения и указанных автором вложений и приложений. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения граждан, сохраняются вместе с обращениями. Конверты с пометкой "лично руководителю", не вскрывая, передаются ответственному должностному лицу для доклада руководителю.
Обращения, прошедшие первичную обработку, передаются для регистрации работникам Службы делопроизводства, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.
55. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
56. Регистрация письменных обращений граждан производится работниками Службы делопроизводства в автоматизированной системе в течение трех дней с даты их поступления.
Обращению, поступившему в ФСФР России с использованием Единого портала, регистрационный номер присваивается автоматически, дальнейшее рассмотрение обращения осуществляется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
57. Работники Службы делопроизводства проверяют обращение на повторность, удостоверяются, что обращение удовлетворяет всем необходимым требованиям и направляют его в соответствующее структурное подразделение для рассмотрения.
На обращениях граждан проставляется штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации.
58. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции ФСФР России, в течение семи дней со дня регистрации направляются структурным подразделением ФСФР России, ответственным за рассмотрение обращения, в соответствующие органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.
Сопроводительное письмо к обращению и уведомление гражданину подготавливает структурное подразделение ФСФР России, ответственное за рассмотрение обращения, и подписывает уполномоченное должностное лицо данного структурного подразделения.