Следует отметить, что принятие решения об организации процесса подготовки документации или решения о подготовке документации на проектной основе зависит от объемов и сложности совершаемых контролируемых сделок. При этом необходимо прилагать необходимые усилия по подготовке надлежащей документации.
В зависимости от сложности контролируемой сделки (группы однородных сделок), ее периодичности и в целом осуществляемой деятельности возможен выбор как централизованного, так и децентрализованного подхода к подготовке документации.
Представляется целесообразным организовать процесс подготовки документации, согласно которому может подготавливаться общая часть документации, содержащая отдельные разделы (например, разделы 1, 2 рекомендаций по содержанию документации, приведенные в приложении 1), которые не требуется обновлять при условии отсутствия существенных изменений на рынке (в сфере деятельности) и при сохранении существенных условий контролируемых сделок. При этом в рамках остальных разделов необходимо на ежегодной основе осуществлять те же этапы анализа с целью обеспечения достоверности и полноты представляемой информации в документации.
Для своевременной подготовки документации согласно рекомендуемым разделам, приведенным в приложении 1, необходимо документировать результаты, полученные по итогам рекомендуемых этапов подготовки документации, непосредственно при выполнении соответствующих исследований. При этом важнейшими элементами являются анализ сферы деятельности сторон анализируемой сделки, функциональный, экономический анализ и выбор метода, используемого при определении для целей налогообложения доходов (прибыли, выручки) в сделках, сторонами которых являются взаимозависимые лица, с указанием на использованные источники, критерии сопоставимости и иные факторы сопоставимости, имеющие значение при проведении исследования. Для этого следует подготовить копии соответствующих документов, осуществить описание порядка выполнения того или иного этапа подготовки, произвести выгрузки из баз данных в формате, предназначенном для хранения, и совершить иные действия, направленные на документирование результатов проведения исследования. Необходимо должным образом подготовить документальные результаты применения выбранного метода, в том числе осуществленные выборки сделок (организаций), с описанием факторов сопоставимости, которые использовались при анализе, произведенные расчеты, бухгалтерскую отчетность сопоставимых организаций.
Следует отметить возможность подготовки одной документации по долгосрочным договорам (более 1 года) без ежегодного обновления в случае, если существенные условия таких долгосрочных сделок остаются неизменными в течение всего срока действия договора, и для осуществления которых, в том числе, привлекается финансирование с условием сохранения процентной ставки при соблюдении условий договоров.