63. Основанием для начала административной процедуры по регистрации обращения гражданина является принятое и обработанное работниками служб делопроизводства учреждений и органов УИС обращение.
Регистрация обращения гражданина осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан ФСИН России, в службах делопроизводства территориальных органов ФСИН России и учреждений УИС, сотрудники которых несут персональную ответственность за своевременность регистрации (в течение 3 дней с момента поступления обращения в учреждение или орган УИС), и ежегодно начинается с первого номера.
64. Все обращения граждан, поступившие в учреждение и орган УИС, подлежат обязательной регистрации.
65. При функционировании системы электронного документооборота (далее - СЭД) создается электронный образ поступившего письменного обращения или переносится в СЭД обращение, поступившее в электронной форме. Дальнейшая работа с обращением ведется в СЭД в электронной форме, при этом оригинал обращения, поступивший почтовой связью либо на личном приеме, досылается исполнителю, а подразделениям учреждения и органа УИС, участвующим в рассмотрении (далее - соисполнители), направляются копии в электронном виде, после чего обращение распечатывается на бумажном носителе и дальнейшая работа с ним ведется в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. Приложения к обращениям (приговоры, определения суда) и документы к ним не сканируются и возвращаются гражданину вместе с ответом.
66. Обращение гражданина регистрируется в электронной базе данных, при этом оформляется электронная карточка, в которой указываются регистрационный номер, фамилия, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, электронный адрес в сети Интернет (при наличии), краткое содержание, дата поступления, наименование должностного лица или подразделения учреждения и органа УИС либо наименование органа государственной власти Российской Федерации, органа местного самоуправления, в которые обращение гражданина направлено для рассмотрения.
67. Работники служб делопроизводства учреждений и органов УИС проверяют обращение гражданина на повторность.
Повторными считаются обращения граждан, поступившие в учреждение и орган УИС от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
если заявитель не удовлетворен данным ему ответом (полученным результатом) по первоначальному обращению;
если со времени подачи первого обращения гражданина истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителем не получен.
Обращения одного и того же гражданина по разным вопросам повторными не считаются.
68. Второй и последующие экземпляры одного и того же обращения, направленные гражданином в различные органы государственной власти Российской Федерации, органы местного самоуправления или их должностным лицам (далее - дубликатное обращение) и переадресованные этими органами и должностными лицами в учреждения и органы УИС, регистрируются за самостоятельными номерами и приобщаются к ранее поступившему обращению гражданина.
69. При журнальной системе учета обращений граждан регистрация производится по журналу учета предложений, заявлений и жалоб (приложение N 4), при этом регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера по учету, например: А-43, М-18, Ш-32.
70. Порядковый регистрационный номер, дата поступления и количество листов обращения гражданина и приложений к нему проставляются на свободном от текста месте, на первом листе обращения, а на поступившем из органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных организаций - на сопроводительном документе или поручении.
71. Обращения граждан, поступившие в ФСИН России с сопроводительными письмами на имя директора ФСИН России, подписанные должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, депутатами Государственной Думы или членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Уполномоченным по правам человека в Российской Федерации, руководителями других органов государственной власти Российской Федерации, работниками средств массовой информации, при регистрации в отделе по работе с обращениями граждан ФСИН России ставятся на "особый контроль", с обязанностью письменного информирования указанных органов государственной власти Российской Федерации и средств массовой информации о результатах рассмотрения. Ответы на такие обращения граждан подписывает директор ФСИН России.
72. На обращениях граждан, принятых на личном приеме, указывается дата и делается отметка "принято на личном приеме". Категория таких обращений с резолюцией должностного лица учреждения и органа УИС, производившего личный прием, в службах делопроизводства учреждений и органов УИС ставится на контроль.
73. На обращение гражданина, поставленное на "особый контроль" и "контроль", оформляется контрольная карточка, один экземпляр которой направляется вместе с обращением в соответствующее подразделение учреждения и органа УИС и возвращается в отдел по работе с обращениями граждан ФСИН России с копиями ответов заявителям (для обращений, поставленных на "особый контроль"), в территориальных органах ФСИН России и учреждениях УИС - в их службы делопроизводства.
74. Обращения граждан, поступившие в ФСИН России и взятые на контроль, не могут перенаправляться для рассмотрения и подготовки ответа в территориальные органы ФСИН России. Структурными подразделениями ФСИН России и учреждениями, непосредственно подчиненными ФСИН России, запрашиваются в территориальных органах ФСИН России документы и материалы по результатам рассмотрения обращения гражданина, взятых на контроль, и ответы на них даются должностными лицами ФСИН России.