50. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в Управлении делами ФТС России. Организация делопроизводства с обращениями граждан возложена на отдел организации работы с гражданами (Приемную ФТС России) (далее - Приемная ФТС России).
51. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в ФТС России, в том числе принятого в ходе личного приема, либо поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных органов.
52. Обращения, поступившие по адресу электронной почты на Портал и сайт ФТС России, принимаются и регистрируются должностными лицами Приемной ФТС России с использованием программно-технических средств. Должностное лицо проверяет правильность адресования письменных обращений и передает их на регистрацию.
53. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством Российской Федерации для письменных обращений и обращений в форме электронного документа.
54. Все поступающие в ФТС России письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в Приемной ФТС России в течение 3 дней. Регистрация обращений граждан осуществляется путем создания регистрационно-контрольной формы (далее - РКФ) в используемой в ФТС России системе автоматизированной обработки документов.
В РКФ вносятся следующие основные реквизиты регистрации обращений граждан:
вид обращения;
адресат (кому адресовано обращение);
адресант (ф.и.о. заявителя), почтовый адрес и (или) адрес электронной почты, дата, исходящий регистрационный номер документа (при наличии);
форма обращения (почта, сеть Интернет, электронная почта, личный прием, факсимильное обращение);
дата регистрации обращения, регистрационный номер;
количество листов обращения, количество листов приложения;
наименование к обращению (заголовок);
аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);
тематика обращений (рубрикатор);
подразделение - исполнитель;
срок исполнения обращения;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
движение обращения;
отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, снятие с контроля поручений;
совместное рассмотрение и др.
Правила работы в системе автоматизированной обработки документов и порядок заполнения РКФ изложены в отдельных документах ФТС России.
На все зарегистрированные обращения, в случае необходимости, распечатываются регистрационно-контрольные карточки (далее - РКК). РКК с подписью должностного лица отдела документационного обеспечения структурного подразделения ФТС России или ответственного за документационное обеспечение (далее - служба ДОУ) в структурном подразделении ФТС России о получении обращения помещается в контрольную картотеку Приемной ФТС России.
55. Регистрационный номер обращения граждан формируется автоматически в системе автоматизированной обработки документов и состоит из начальной буквы фамилии заявителя, порядкового номера обращения, а также буквы "и", если обратившийся является иностранным гражданином (например, "А-0010", "К-0112", "Ж-1214и").
На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кл". Конверты, в которых были присланы обращения граждан, сохраняются для установления, в случае необходимости, адреса отправителя или подтверждения даты отправления и получения обращения.
Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов обращения, общее количество листов приложений указываются в штампе "Обращения граждан" ФТС России, который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения. В случае, если такая возможность отсутствует, на любом свободном месте первого листа обращения.