4.14.1. Учет объемов документооборота в Следственном комитете ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Следственный комитет и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются управлением и представляются руководству Следственного комитета в установленном порядке в виде справок (приложение N 37* к Инструкции), сводок, отчетов статистического и аналитического характера. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в подразделение центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждении и организации Следственного комитета, и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
__________________
* Текст приложения на сайте не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
4.14.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным подразделения, осуществляющего копировально- множительные работы, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного подразделения и определения численности работников.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
4.14.3. Сведения об объеме документооборота в подразделениях центрального аппарата за прошедший месяц до 5 числа следующего месяца представляются ими в управление на бумажном носителе и в электронном виде.
Управление ежемесячно (за прошедший месяц) до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 20 января на основании представленных подразделениями центрального аппарата сведений определяет объем документооборота и готовит для руководства Следственного комитета справку о документообороте в подразделениях центрального аппарата.
Следственные органы, учреждения и организации представляют к 1 февраля и к 1 августа сведения об объеме документооборота в управление, которое по итогам каждого полугодия обобщает состояние этой работы.