4.3.1. Реквизиты исходящих и внутренних документов оформляются в соответствии с положениями раздела 3 Инструкции.
4.3.2. После подписания исходящие и внутренние документы передаются в двух экземплярах на регистрацию в отделы документационного обеспечения, подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства.
После регистрации первый экземпляр (подлинник) документа направляется адресату, а второй экземпляр (копия) - исполнителю с регистрационным номером и датой для приобщения в номенклатурное дело.
4.3.3. Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа состоит из:
индекса группы:
Иссоп - для внутрикорпоративной переписки;
Отск - для переписки по обращениям граждан и юридических лиц;
Иск - для ведомственной переписки;
Вн - для внутренних документов;
разделителя " - ";
индекса подразделения - создателя документа (отправителя);
разделителя " - ";
порядкового номера по группе;
разделителя " - ";
последних двух цифр года регистрации документа;
разделителя "/";
пометок ограниченного доступа к документу.
4.3.4. Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.
4.3.4.1. Служебные письма, подписанные Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, организационно-распорядительные документы Следственного комитета, уголовные дела, материалы проверок сообщений о преступлениях, постановления о продлении процессуальных сроков, а также другие документы рассылаются фельдъегерской связью или специальной связью с оформлением реестра.
Копии служебных писем, подписанных Председателем Следственного комитета или его первым заместителем, заместителями, подлежащих массовой рассылке в территориальные следственные органы, содержащие поручения о представлении к указанному сроку оперативной информации о деятельности, могут дополнительно направляться адресатам с использованием информационных систем общего пользования или факсимильной связи.
4.3.4.2. В реквизите "адресат" служебных писем, переданных на отправку, должен содержаться почтовый адрес.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Оформляя документы для передачи в подразделение, осуществляющее отправку корреспонденции, работники отделов документационного обеспечения, работники подразделений делопроизводства, работники делопроизводства обязаны проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, должность, Ф.И.О., личная подпись", проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.
Если разница между датой подписания документа и датой передачи исполнителем документа на отправку превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, работник отдела документационного обеспечения, работник подразделения делопроизводства, работник делопроизводства возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывают об этом руководителю подразделения.
4.3.4.3. Документы отправляются в запечатанных конвертах, на которых указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. В один конверт допускается помещать несколько документов.
Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов.
4.3.4.4. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и (или) получения адресатом.
Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес.