4.2.1. Доставка документов в Следственный комитет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, телефонной связи и электронной почтой.
Почтовой связью доставляются: письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской и специальной связью - срочная корреспонденция органов государственной власти; телефонной связью - факсимильные сообщения; электронной почтой - электронные сообщения.
4.2.2. Обработка, регистрация, распределение и движение входящей корреспонденции.
4.2.2.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в подразделения центрального аппарата Следственного комитета корреспонденции в рабочее время осуществляется управлением по рассмотрению обращения граждан и документационному обеспечению.
В нерабочее время прием, обработка, регистрация возлагаются на оперативного дежурного Следственного комитета:
в вечернее время:
- после 18 час. 00 мин. - с понедельника по четверг;
- после 16 час. 45 мин. - в пятницу;
- после 17 час. 00 мин. - в предпраздничные дни;
в утреннее время - до 09 час. 00 мин. рабочих дней;
в выходные и праздничные нерабочие дни документы принимаются и регистрируются оперативным дежурным Следственного комитета и с 09 час. 00 мин. до 10 час. 00 мин. дня, следующего за выходным или праздничным нерабочим днем, передаются в управление.
Документы, доставленные непосредственно в подразделения центрального аппарата Следственного комитета и должностным лицам Следственного комитета регистрируются по месту поступления или передаются ими в управление (в подразделения делопроизводства, работникам делопроизводства территориальных следственных органов).
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.
В подразделениях центрального аппарата Следственного комитета, следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета должны быть ящики с надписью "Для обращений и заявлений", которые размещаются в доступном для граждан месте, на которых указывается периодичность выемки корреспонденции.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
Указанные функции в следственных органах, учреждениях и организациях Следственного комитета выполняются подразделениями делопроизводства, работниками делопроизводства.
Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих следственных органах документы передаются не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.
Руководителям следственных органов, подразделений и исполнителям поступившие документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.
Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку "срочно", и оперативные поручения рассматриваются руководителями подразделений в течение часа с момента их получения.
Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.
Указание по исполнению документа (резолюция) пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата А6, подписывается и датируется.
4.2.2.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность их упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Поступившие в Следственный комитет заказные письма сверяются по записям в почтовых реестрах.
4.2.2.3. При вскрытии конвертов (за исключением конвертов с пометкой "Лично", направленных из органов государственной власти на имя Председателя Следственного комитета и его первого заместителя, заместителей, руководителей и их заместителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений и организаций Следственного комитета) по сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений к ним, несовпадении регистрационных номеров, а также неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение N 53*), первый из которых остается в управлении, подразделении делопроизводства, у работника делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу и направляется в подразделение, которому предназначен документ, третий отсылается адресанту.
__________________
* Текст приложения на сайте не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
В акте обязательно указываются дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа.
Акт подписывают руководитель отдела документационного обеспечения, подразделения делопроизводства (их заместители, исполняющие их обязанности), работник делопроизводства и работник, вскрывший указанный конверт.
Конверты, в которых поступают документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя или других необходимых реквизитов документа, если они отсутствуют в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.