9.2.1. Формирование дел - приобщение подразделениями центрального аппарата Следственного комитета и следственными органами, учреждениями и организациями Следственного комитета исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в подразделение делопроизводства или работнику, ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.3. Порядок формирования дел:
в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, копии, черновики, документы, подлежащие возврату;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т.1", "т.2" и т.д.;
документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно- логической последовательности или их сочетании.
9.2.4. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
9.2.5. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.
9.2.6. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
9.2.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
9.2.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
9.2.9. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
9.2.10. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.11. Номенклатурные дела оформляются (готовятся к хранению) не позднее последнего месяца текущего календарного года.
9.2.12. Оформление дел постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет), предусматривает:
заполнение реквизитов обложки дела (приложение N 45* к Инструкции);
__________________
* Текст приложения на сайте не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа);
составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме (приложение N 46* к Инструкции);
__________________
* Текст приложения на сайте не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
подшивку или переплет дела.
На обложке дела указываются: наименование подразделения центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения и организации Следственного комитета, номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного срока хранения помещается надпись "Хранить постоянно". Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного срока хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной комиссией Росархива.
В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.
Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.
9.2.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 47* к Инструкции).