4.6.1. Поступающие в следственные органы, учреждения и организации Следственного комитета обращения (направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, устное обращение в государственный орган, орган местного самоуправления, а также обращение организации) и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).
Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.
Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.
4.6.2. Алфавитная карточка (приложение N 20* к Инструкции) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение N 21* к Инструкции) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.
__________________
* Текст приложения на сайте не приводится. - Примечание изготовителя базы данных.
Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, постановлений о возбуждении дел или принятии к производству, о продлении срока следствия, контрольных производств и других документов по делам.
При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или обращений, к которым приложены приговоры, определения и т.п., допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступило или в отношении которого подано обращение), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.
Последующие обращения и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На обращении проставляется номер контрольного производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).
Если в последующем обращении ставится другой вопрос, оно также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием его содержания.
Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется контрольное производство (далее - КП), на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).
В алфавитных карточках на лиц, от которых обращений не поступало, в графе "Содержание" делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого поступило обращение, с указанием основания заведений карточки. Например: "По приговору Иванова П.С." или "О злоупотреблениях Петрова В.Н.".
Если в дальнейшем от них поступят обращения, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступило обращение, при этом проверяется карточка лица, обращение которого послужило основанием для заведения контрольного производства.
При регистрации обращений и спецдонесений о совершенных преступлениях и чрезвычайных происшествиях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.
При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.
При регистрации обращений работников Следственного комитета и других следственных органов, прокуратуры и ее органов на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.
При регистрации коллективных обращений алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.
4.6.3. Коллективные обращения, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе "Фамилия, имя, отчество" пишется: "Коллективное"), а на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя выписывается ссылочная карточка.
В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.
Содержание коллективных обращений приводится более подробно.
4.6.4. На алфавитной карточке указываются:
в графе "Индекс" - номер контрольного производства по обращению, спецдонесению, уголовному делу, другому документу;
в графе "Фамилия, имя, отчество" - по возможности полные сведения;
в графе "Данные об аресте, осуждении" - каким судом, где, когда, по какой статье Уголовного кодекса Российской Федерации и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;
дата поступления (проставляется по штампу подразделения делопроизводства);
в графе "Куда, когда, за каким номером направлен, передан" - наименование территориального следственного органа, организации, дата и номер документа или индекс подразделения центрального аппарата Следственного комитета, куда направлен, передан документ, и дата направления;
в графе "Содержание" - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом): "о привлечении к ответственности", "по факту смерти, гибели, изнасилования" и т.п.;
в графе "От кого поступил, индекс, дата" - фамилия или лицо, от которого поступило обращение ("заявитель", "заключенный", "коллектив", "Федоров" и т.д.).