5.1. Порядок организации хранения документов в электронном виде (далее - Порядок организации хранения) в Федеральном казначействе или в органе Федерального казначейства устанавливается локальным актом Федерального казначейства или его органа соответственно с учетом требований настоящего Порядка.
5.2. Порядок организации хранения должен содержать:
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на передачу в электронный архив Созданных электронных документов (электронных образов документов);
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на обеспечение достоверности Созданных электронных документов, размещенных в электронном архиве;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на формирование электронного образа документа на основании Входящего документа и его внесение в базу данных ППО, а также за достоверность электронных образов документов, размещенных в электронном архиве;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на формирование и заверение бумажной копии Созданного электронного документа и электронного образа Входящего документа, для его представления внешним пользователям в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на ведение электронного архива, его резервное копирование и восстановление;
перечень структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и лиц, уполномоченных на хранение резервных копий электронного архива и ведение "Журнала регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, базы данных электронного архива документов" (по форме согласно Приложению к настоящему Порядку);
периодичность создания резервной копии электронного архива;
полномочия структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и их работников по доступу к соответствующим Созданным электронным документам (электронным образам документов) в электронном архиве;
иные организационно-технологические условия работы с электронным архивом.
5.3. Ответственность за организацию в Федеральном казначействе или его органах хранения Документов в электронном виде несут их руководители.
5.4. Структурные подразделения Федерального казначейства или его органов и лица, уполномоченные на создание и размещение Созданных электронных документов (электронных образов документов) в электронном архиве, а также предоставление Созданных электронных документов (электронных образов документов) из электронного архива заинтересованным пользователям, определяются исходя из полномочий структурных подразделений Федерального казначейства или его органов и их работников.
5.5. При получении Входящего документа в электронном виде уполномоченное(ые) лицо (лица) Федерального казначейства или его органов, на которое(ые) возложены соответствующие должностные обязанности по обработке данного Документа (далее - Сотрудник(и), уполномоченный(е) на обработку Входящего документа), осуществляет(ют) его проверку и ввод (загрузку) в базу данных соответствующего ППО.
По результатам ввода (загрузки) документа в базу данных ППО формируется электронный образ документа, соответствие которого Входящему документу в электронном виде подтверждается простановкой ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа.
Сформированный электронный образ документа подлежит передаче на хранение лицом (лицами), уполномоченным(и) на передачу в электронный архив электронных образов документов, с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, идентификационный номер электронного документа в информационной системе, обеспечившей его доставку в Федеральное казначейство или его орган, Ф.И.О. Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа) в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка.
5.6. При получении Входящего документа на бумажном носителе Сотрудник(и), уполномоченный(е) на обработку Входящего документа, осуществляет(ют) формирование его электронной копии путем сканирования Входящего документа, ручного ввода реквизитов, либо переноса данных с машинного носителя.
По результатам сканирования Входящего документа формируется электронный образ документа, соответствие которого полученному документу на бумажном носителе подтверждается простановкой ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа.
Сформированный электронный образ документа, заверенный ЭП Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа, подлежит передаче на хранение в электронный архив лицом (лицами), уполномоченным(и) на передачу в электронный архив электронных образов документов, с обязательным указанием реквизитов Входящего документа, на основании которого он был создан (дата, номер, Ф.И.О. Сотрудника(ов), уполномоченного(ых) на обработку Входящего документа) в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка.
Дальнейшее хранение Входящего документа на бумажном носителе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации по организации архивного делопроизводства.
5.7. При получении Входящего документа на бумажном носителе, с одновременным представлением Документа в электронном виде (без сохранения ЭП, лица его создавшего) (в случае, если нормативными правовыми актами предусмотрено одновременное представление Документа и на бумажном носителе и в электронном виде (без сохранения ЭП, лица его создавшего), Сотрудник осуществляет его проверку и ввод (загрузку) в порядке, предусмотренном пунктом 5.5 настоящего Порядка.
5.8. Созданный электронный документ формируется в ППО сотрудниками Федерального казначейства или его органа в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и в порядке, утвержденном соответствующим технологическим регламентом Федерального казначейства.
Созданный электронный документ после прохождения всех технологических процедур, определенных технологическим регламентом Федерального казначейства, передается на хранение уполномоченным на передачу в электронный архив Созданных электронных документов лицом Федерального казначейства или его органа.
5.9. Формирование резервной копии электронного архива осуществляется уполномоченными сотрудниками Федерального казначейства или его органа не реже срока, установленного Порядком организации хранения.
В формируемую резервную копию электронного архива включаются Документы в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно.
По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.
Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива (далее - Резервная копия) подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п. с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общий объем информации порядкового номера копии, в соответствии с "Журналом регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива документов", Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срок хранения данного носителя информации.
Резервная копия на оптических носителях информации представляется на хранение в уполномоченное структурное подразделение Федерального казначейства или его органа.