3.2. Основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление обращения в Министерство.
3.3. Прием и регистрация письменных обращений и обращений, поступивших на сайт Министерства в форме электронных документов, адресованных в Министерство, а также должностным лицам Министерства, осуществляются должностными лицами Департамента управления делами и контроля.
3.4. Обращения на иностранных языках до регистрации передаются в Департаменте управления делами и контроля должностными лицами Отдела делопроизводства в Отдел внешних связей и протокола для перевода (аннотации), а затем регистрируются в установленном порядке.
Обращения с пометкой "Лично" не вскрываются, направляются адресату. В случае, если обращение не является письмом личного характера, адресат возвращает его в Департамент управления делами и контроля для регистрации в установленном порядке.
3.5. Обращения граждан в форме электронных документов (далее - Интернет-обращения) принимаются в разделе "Электронные обращения" рубрики "Обращения граждан" сайта Министерства.
Для приема Интернет-обращений применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа, и, в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее заявителя о невозможности принять обращение.
В случае, если в Интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего принятое к рассмотрению обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.
Обращения граждан, направленные в электронной форме в Министерство на адреса электронной почты, регистрации и рассмотрению не подлежат.
3.6. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, регистрируются в установленном порядке.
3.7. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Министерство. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
3.8. На каждом обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Департамента управления делами и контроля Министерства, дату и регистрационный номер. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу: если со времени подачи первоначального обращения истек установленный законодательством Российской Федерации срок рассмотрения и ответ заявителю не дан; если заявитель не удовлетворен данным ему ответом (полученным результатом) по первоначальному обращению. Не считается повторным обращение, направленное нескольким адресатам.
3.9. При постановке обращения на контроль в регистрационном штампе указывается слово "Контроль" и предварительная дата исполнения документа. После рассмотрения обращений в департаментах по существу поставленных вопросов предварительная дата исполнения документа может быть скорректирована Департаментом управления делами и контроля в пределах сроков, предусмотренных настоящим Административным регламентом.
3.10. При поступлении обращений, где указано о приложении документов, которые полностью или частично отсутствуют, на первом листе обращения проставляется штамп "Получено без приложения". В случае, если документы отсутствуют частично, на первом листе обращения дополнительно делается отметка об отсутствии соответствующих документов или Департаментом управления делами и контроля составляется акт об отсутствии соответствующих документов (один экземпляр прикрепляется к обращению, второй хранится в Департаменте управления делами и контроля).
В случае необходимости соответствующим департаментом-исполнителем направляется запрос автору обращения о высылке недостающих приложений.
3.11. Регистрация письменных обращений производится Департаментом управления делами и контроля в автоматизированной информационной системе Министерства финансов Российской Федерации (далее - АИС "Финансы").
Должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в департаменте, выбирают из электронного почтового ящика автоматизированной информационной системы Министерства финансов Российской Федерации электронные регистрационные карточки по всем поступившим в департамент обращениям и вносят в них фамилию исполнителя.