18. Комплект документов, полученный от заявителя (лично или по почте), регистрируется ответственным за прием документов сотрудником и в течение 2 рабочих дней передается в ответственное подразделение. В базе данных входящих документов делается запись с указанием заявителя, краткого содержания, входящего номера и даты получения документов.
19. Регистрационная запись в Журнал регистрации сообщений о фактах пропажи, утраты, хищения культурных ценностей заносится сотрудником ответственного подразделения Минкультуры России в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления о пропаже, утрате или хищении культурных ценностей.
20. При получении указанных в пункте 23 настоящего Административного регламента документов сотрудником ответственного подразделения Минкультуры России вносится соответствующая регистрационная запись в электронную базу данных.
21. Если заявителем является физическое лицо, то после внесения полученной от него информации в электронную базу данных ответственный исполнитель обязан письменно уведомить об этом заявителя в срок не более 30 рабочих дней со дня регистрации заявления.