6.1. Наблюдательный совет созывается по решению бюро или по просьбе членов Наблюдательного совета не реже одного раза в год на очередные заседания с письменным уведомлением о повестке дня. Приглашения к участию в заседании и повестка высылаются не позднее одной недели до начала заседания.
6.2. Внеочередные заседания Наблюдательного совета созываются бюро по его решению или в случае, если этого требуют не менее трети членов Наблюдательного совета, с письменным указанием цели заседания. Все вопросы, подлежащие рассмотрению на внеочередном заседании, должны быть в письменной форме поданы секретарю Наблюдательного совета не позднее трех недель до начала заседания.
6.3. Председательствующим на заседаниях является председатель (сопредседатель), в случае отсутствия - один из заместителей.
6.4. Заседание является правомочным, если в нем участвовало более половины членов совета (с учетом п.6.7 настоящего документа). При этом в заседании должных участвовать представители всех групп, входящих в его состав (с учетом п.5.1 настоящего документа).
6.5. Каждый участник заседания регистрируется в списке присутствующих.
6.6. На заседания Наблюдательного совета могут приглашаться председатели (сопредседатели) комиссий Единой системы оценки соответствия.
6.7. Наблюдательный совет принимает решения с учетом количества представителей групп, входящих в его состав (с учетом п.5.1 настоящего документа):
К = а/А + б/Б + в/В,
где К - учитываемое количество голосов, отданных за конкретное решение ("за", "против" являются отдельными решениями);
а, б, в - количество голосов, отданных за конкретное решение представителями 1, 2 и 3-й групп соответственно;
А, Б, В - количество участвующих в заседании Наблюдательного совета представителей 1, 2 и 3 групп соответственно.
При равенстве голосов вопрос решается в зависимости от голосования председателя заседания.
6.8. Решения Наблюдательного совета могут приниматься заочным голосованием (опросным путем).
6.9. Всю организационную работу, ведение делопроизводства и оформление принятых решений обеспечивает ответственный секретарь Наблюдательного совета.
6.10. По итогам каждого заседания составляется протокол, который подписывается ответственным секретарем и председательствующим. Орган по аккредитации распространяет протокол среди всех членов Наблюдательного совета в течение двух недель после его подписания.
6.11. Документы Наблюдательного совета снабжаются номерами. Номера документов имеют следующую структуру: nn - НС, где nn - текущий номер (для протоколов заседания Наблюдательного совета); nn - БНС, где nn - текущий номер (для решений бюро Наблюдательного совета).
Один экземпляр документов хранится в Органе по аккредитации.