160. Принятые на предприятиях связи ценные письма и бандероли в установленные расписанием сроки передаются на обработку и отправку с поименной проверкой принимающим по тетради ф.1 и под расписку в ней. В расписке указывается, сколько принято писем (бандеролей), с какого по какой номер, например, "10 писем c N 8 по N 17".
На предприятиях связи, где прием ценных писем (бандеролей) и их обработка осуществляется в разных помещениях, ценные письма (бандероли) передаются на отправку под расписку в тетради ф.1 при накладной ф.16, составляемой в одном экземпляре. В накладной указываются их номера и общее количество прописью. Письма с оценкой свыше 2000 руб., ценные письма и бандероли с наложенным платежом записываются в накладную ф.16 с указанием номера, суммы оценки (суммы наложенного платежа).
Если прием ценных писем (бандеролей) оформлен на почтово-кассовом аппарате, то, независимо от того, осуществляется прием и обработка их в одном или разных помещениях, накладные ф.16 составляются в двух экземплярах с указанием дополнительно и мест назначения принятых ценных писем (бандеролей).
В расписке на копии накладной указываются общее количество прописью принятых ценных писем (бандеролей) и время приема. Один экземпляр накладной с распиской принявшего отправления остается в кассе приема.
Работник, принимающий ценные письма (бандероли), перед тем как расписаться, обязан осмотреть их наружное состояние, обращая внимание на целость оболочек, перевязей и печатей.
161. Ценные письма и ценные бандероли сортируются и пересылаются в мешках в соответствии с инструкциями о порядке сортировки и направления письменной корреспонденции, посылочной и страховой почты.
162. Перед заделкой в мешки ценные письма и бандероли приписываются к отдельным накладным ф.16, которые составляются под копирку в двух экземплярах. При записи писем с оценкой до 2000 руб. включительно и бандеролей собственного приема в накладных проставляются их номера, а писем с оценкой свыше 2000 руб. - номера и суммы оценки. Если ценное письмо или бандероль приняты с наложенным платежом, то в накладных (независимо от суммы оценки) записывается сумма наложенного платежа. Транзитные ценные письма и бандероли приписываются с указанием, кроме того, места подачи. Ценные письма и бандероли собственного приема и транзитные, следующие далее того места, куда адресованы накладные, приписываются с указанием также места их назначения.
При записи ценных писем с адресом "Полевая почта" ее пятизначный номер в накладных не пишется, а делается отметка: "Воинское".
Ценные письма (бандероли) "Экспресс" заделываются до предприятия связи места выдачи в отдельный страховой мешок. На ярлыке ф.17, накладных ф.16 делается отметка "Экспресс". Общая накладная выписывается в адрес почтового вагона в трех экземплярах. На втором экземпляре накладной работник прижелезнодорожного предприятия связи расписывается за принятые страховые мешки.
В накладных подводятся итоги количества прописью, они подписываются двумя работниками, участвовавшими в обработке. В отделениях связи, имеющих в штате одного работника (без учета почтальонов), накладные подписываются только им.
На каждой накладной и ее копии проставляется оттиск календарного штемпеля с датой составления накладной.
Подлинные экземпляры накладных ф.16 вкладываются в мешки, а копии остаются на предприятии связи.
Ценные письма пересылаются в отдельных страховых мешках выделенным порядком.
Из отделений связи с небольшим объемом работы до сортировочных предприятий ценные письма, ценные бандероли, мелкие отправляются вместе с припиской к одной накладной ф.16.
Если в мешке отправляется два и более ценных письма, то они крестообразно перевязываются шпагатом.
163. Страховые мешки с ценными письмами и бандеролями заделываются в следующем порядке.
Верхняя часть мешка туго свертывается и охватывается двойным оборотом льняного шпагата, под который предварительно подкладывается ярлык ф.17 с надписью "Страховой". При пересылке в страховом мешке ценных писем на адресном ярлыке ф.17 (дополнительно указывается: "С ценными письмами". Концы шпагата перекрещиваются и один конец пропускается под оба оборота шпагата, после чего он туго затягивается и завязывается двойным узлом. Перевязь делается с таким расчетом, чтобы вложение мешка не перемещалось. Мешок опломбируется или опечатывается. Ярлык ф.17 подписывается теми же работниками, которые участвовали в обработке и заделывали мешок.
При заделке страховых мешков могут использоваться запирающие устройства. Порядок применения такого устройства описан в отдельной инструкции.