110. Текст ответа составляется в официальном стиле и не должен содержать служебные аббревиатуры. Ссылки на те или иные статьи нормативных правовых актов без дальнейшего разъяснения их требований не допускаются.
111. Решения (ответы) на обращения должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении требований обращения заявителю отказано - содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), в который может быть направлена жалоба.
112. По обращениям, принятым к рассмотрению по существу, окончательный ответ готовится структурным подразделением центрального аппарата ФМС России (территориального органа) и подписывается его начальником или заместителем начальника (если в обращении не обжалуются их действия). На повторное обращение гражданина ответ подписывает начальник структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), если ранее ответ направлялся за подписью его заместителя.
113. За подписью заместителя директора ФМС России (заместителя руководителя территориального органа) готовятся также ответы на обращения граждан, содержащие жалобу на действия (бездействие) начальников структурных подразделений центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
114. За подписью директора ФМС России или его заместителей по курируемым направлениям деятельности готовятся ответы на письменные обращения граждан, поступившие на рассмотрение в ФМС России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и других органов государственной власти, исполнение которых поставлено на контроль в названных органах или в случае указания на необходимость информирования названных органов о результатах их рассмотрения.
Ответы гражданам по таким обращениям могут быть подписаны начальником (заместителем начальника) структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа).
115. Ответ на обращение передается исполнителем в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для отправки адресату.
Одновременно в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для хранения направляется обращение со всеми документами, относящимися к его рассмотрению. На листе для резолюций или заключении по обращению проставляется отметка "в дело", дата и подпись начальника (заместителя начальника) структурного подразделения центрального аппарата ФМС России (территориального органа), принявшего такое решение о списании материалов в дело.
Запрещается хранение материалов по обращениям у исполнителей.
116. Ответы на обращения граждан, поступившие в электронной форме по электронной почте территориального органа или на официальный сайт ФМС России (территориального органа) в сети Интернет, которые должны быть направлены в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, печатаются на официальном бланке ответственным исполнителем и направляются в уполномоченное подразделение ФМС России (территориального органа) по рассмотрению обращений для отправки адресату.
Обращение считается своевременно рассмотренным, если по всем поставленным в нем вопросам, относящимся к компетенции ФМС России (территориального органа), приняты решения и направлен ответ заявителю в срок не более тридцати дней со дня регистрации обращения (если не было принято решение о продлении срока рассмотрения), а также по просьбе направившего обращение органа государственной власти - уведомление о принятом решении.