При поступлении корреспонденции от заявителя - юридического лица проверяется, соблюдены ли требования к оформлению документа.
Корреспонденция, направленная от имени юридического лица, должна быть подписана уполномоченным лицом, которое вправе представлять интересы данного юридического лица в федеральном органе исполнительной власти по интеллектуальной собственности. Как правило, от имени юридического лица выступает его волеизъявляющий орган. "Орган юридического лица" - правовой термин, обозначающий лицо, которое формирует и выражает волю юридического лица. Чаще всего это единоличный руководитель: директор, генеральный директор. Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, с указанием его фактический должности и фамилии.
Личная подпись уполномоченного лица (как правило, это должностное лицо), подписавшего документ, должна сопровождаться указанием его должности.
Если документ оформлен не на бланке организации, ее название должно быть включено в указание должности подписавшего лица.
Подпись должностного лица должна быть скреплена печатью юридического лица, поскольку корреспонденция заявителя относится к документам, предусмотренным специальными нормативными актами (в данном случае - Законом, Правилами составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на изобретение, Правилами составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на полезную модель). Для упомянутых документов наличие печати юридического лица предписано пунктом 3.24 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года N 65-ст.
Если документ оформлен на бланке организации, подпись лица, подписавшего такой документ, не требуется заверять печатью.
Орган юридического лица (руководитель) вправе наделить полномочиями (назначить представителем юридического лица) для ведения переписки от имени юридического лица любого участника (сотрудника) юридического лица путем выдачи соответствующей доверенности. Представление такой доверенности является необходимым условием для подтверждения полномочия лица на ведение переписки от имени заявителя - юридического лица.
Подпись представителя должна сопровождаться указанием фамилии и инициалов подписавшего.
Корреспонденцию можно признать удовлетворяющей указанным требованиям, если она содержит сопроводительное письмо, подписанное уполномоченным лицом.
Если при проверке будет установлено, что корреспонденция оформлена неверно, следует предложить заявителю представить либо правильно оформленные документы, либо одобрение уполномоченным лицом ранее поданной корреспонденции. До представления корреспонденции, содержащей указанное одобрение, совершенные от имени заявителя действия не могут считаться действительными и не принимаются во внимание.