Пункты 3.1.12 Правил составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на изобретение и Правил составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на полезную модель требуют обязательного заполнения графы заявления "Подпись" с указанием даты подписания во всех случаях.
Если дата подписания заявления не указана, то таковой считается дата, на которую заявление получено федеральным органом исполнительной власти по интеллектуальной собственности.
Заявление подписывается заявителем. От имени юридического лица заявление подписывается руководителем организации или иным лицом, уполномоченным на это учредительными документами юридического лица, с указанием его должности; подпись скрепляется печатью юридического лица. При подаче заявки через представителя заявителя заявление подписывается заявителем или его представителем.
Данное положение позволяет действовать экспертизе при возникновении нестандартных ситуаций следующим образом.
3.3.1. При установлении факта несоответствия печати, скрепляющей подпись руководителя юридического лица, наименованию данного юридического лица, указанного в качестве заявителя/патентообладателя, в адрес заявителя необходимо направлять корреспонденцию, указывающую на такое несоответствие. В такой корреспонденции также возможно указание на то, что в случае неисправления такого несоответствия заявка не может быть признана оформленной надлежащим образом и дальнейшее делопроизводство по ней невозможно. В подавляющем числе случаев такое несоответствие обусловлено невнимательностью заявителя, например полным названием юридического лица (что обязательно отражено и в его печати) является НИИАБВ РАН, а в качестве заявителя/патентообладателя указан НИИАБВ. Такое несоответствие легко устранимо предоставлением в ответ на вышеуказанную корреспонденцию экспертизы заменяющего листа заявления с точным указанием названия юридического лица.
Предоставление им копий устава, подтверждающего точное наименование юридического лица, не обязательно.
Если в графе "Заявитель" указана аббревиатура или сокращенное наименование юридического лица, а в печати - полное наименование юридического лица, то направляется письмо с предложением указать точное наименование юридического лица, которое будет указано в качестве такового в случае выдачи патента. При отказе заявителя уточнить наименование заявителя или в случае непоступления ответа на письмо принимается во внимание наименование юридического лица, указанное в графе "Заявитель".
3.3.2. В случае отсутствия печати в адрес заявителя также должна быть направлена корреспонденция, указывающая на такой недостаток в оформлении заявки и на то, что в случае непредставления заменяющего листа заявления заявка не может быть признана оформленной надлежащим образом и дальнейшее делопроизводство по ней невозможно.
Предоставление копии устава в данном случае также не является обязательным.
3.3.3. Случай подписания листа заявления лицом, в отношении которого у экспертизы нет достаточной уверенности, что оно является непосредственным руководителем юридического лица.
ГК РФ не содержит определения "руководителя" юридического лица, на которого указывает вышеупомянутый пункт правил. Статья 53 ГК РФ говорит об органах юридического лица, через которые оно приобретает свои гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности. Органы юридического лица действуют в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Также на основании закона и учредительных документов определяется порядок назначения или избрания органов юридического лица.
В других нормативно-правовых актах, например в Федеральном законе "Об акционерных обществах", имеется определение того, как может называться руководитель. Статья 69 Федерального закона "Об акционерных обществах" устанавливает, что руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества (директором, генеральным директором) или единоличным исполнительным органом общества (директором, генеральным директором) и коллегиальным исполнительным органом общества (правлением, дирекцией).
Однако данная норма распространяется на юридические лица в форме акционерных обществ, для других форм аналогичных норм не существует.
Таким образом, можно говорить лишь о применении обычаев делового оборота при употреблении названия "Генеральный директор" либо "Директор" в качестве органа юридического лица (не являющегося по своей форме акционерным обществом). Орган юридического лица должен быть указан в учредительных документах, и только из их содержания может быть сделан однозначный вывод о том, кто именно имеет право подписывать в данном случае лист заявления.
Принимая во внимание, что заявление может быть подписано заявителем или его представителем, в ситуации, когда у экспертизы возникают обоснованные сомнения в полномочиях лица, подписавшего заявление, выступать от имени заявителя экспертизе необходимо, ссылаясь на указанные пункты 3.1.12 Правил составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на изобретение или Правил составления, подачи и рассмотрения заявки на выдачу патента на полезную модель, направлять в адрес заявителя корреспонденцию с просьбой уточнить, выступает ли лицо, подписавшее заявление, в качестве руководителя юридического лица или в качестве представителя заявителя. Для этого необходимо либо представить копию учредительного документа (например, устава), подтверждающего полномочия подписавшего заявление лица выступать в качестве руководителя юридического лица, либо представить доверенность, удостоверяющую полномочия представителя, либо представить заменяющий лист заявления, подписанный генеральным директором либо директором данного юридического лица.