199. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле "Архив".
200. Проведение экспертизы ценности документов в Министерстве (территориальном органе) осуществляется ЦЭК (ЭК).
201. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях (подразделениях территориального органа) служащими, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
202. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив Министерства (территориального органа), с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в подразделениях (подразделениях территориального органа); выделение к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
203. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Министерства (территориального органа) путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).
204. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 25-26), а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение N 27). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
205. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
206. В архив Министерства (территориального органа) дела сдаются по описям, подготовленным подразделениями (подразделениями территориального органа) по установленной форме, через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описи дел, подготовленные подразделениями (подразделениями территориального органа), служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства (территориального органа).
207. При составлении описи дел:
каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.
208. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
209. Опись дел подразделения (подразделения территориального органа) в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с Департаментом организации и контроля (подразделением территориального органа, ответственным за ведение делопроизводства) и утверждается руководителем подразделения (подразделения территориального органа). Один экземпляр описи передается в архив Министерства (территориального органа) вместе с делами, второй остается в подразделении (подразделении территориального органа).
210. Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК). Затем после утверждения ЭПК Государственного архива Российской Федерации (ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела) описей дел постоянного хранения (акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются заместителем Министра (заместителем начальника территориального органа), возглавляющим ЦЭК (ЭК).
211. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Министерства (территориального органа). Если в акте указаны дела нескольких подразделений (подразделений территориального органа), то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.
212. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Министерства (начальника территориального органа) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.