174. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в Министерстве (территориальном органе), с указанием сроков их хранения.
175. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.
176. Номенклатура дел подразделения (приложение N 18) составляется служащим подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется до 15 сентября текущего года в Департамент организации и контроля, в том числе в электронном виде для ввода в СЭД, который оформляет сводную номенклатуру дел Министерства (приложение N 19), обеспечивает ее согласование с ЦЭК и Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).
177. Номенклатура дел подразделения территориального органа (приложение N 20) представляется до 15 сентября текущего года в подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства, которое оформляет сводную номенклатуру дел территориального органа (приложение N 21), обеспечивает ее согласование с ЭК и ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (не реже одного раза в 5 лет).
178. Сводная номенклатура дел Министерства (территориального органа) утверждается приказом Министерства (территориального органа).
179. Вновь созданное подразделение (подразделение территориального органа) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
180. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в подразделениях (подразделениях территориального органа) в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.
181. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).
182. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства (территориального органа).
В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).
183. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:
1) графа 1 "Индекс дела" состоит из номера подразделения (подразделения территориального органа), который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела в разделе;
Например: | ||||
02-03, где 02 - индекс подразделения (подразделения территориального органа), | ||||
2) графа 2 "Заголовок дела (тома, части)" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название Министерства (территориального органа) или подразделения (подразделения территориального органа); наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в его заголовке указывается наименование видов документов.
Например: | ||||
Приказы Минюста России по основной деятельности | ||||
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие разновидности документов).
Например: | ||||
Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые подразделениями Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям | ||||
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.