124. Отправку исходящих документов Министерства (территориального органа) осуществляет Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства). Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы, подлежащие отправке, передаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства) полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
125. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.
126. Отправка документов, подписанных руководством Министерства и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется Департаментом организации и контроля фельдъегерской связью или по системе МЭДО.
127. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение (подразделение территориального органа) - исполнитель.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
128. При отправке документа почтой в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства) осуществляются конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.
На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в Департамент организации и контроля (подразделение территориального органа, ответственное за ведение делопроизводства).