109. Регистрация всех входящих документов осуществляется в Департаменте организации и контроля (подразделении территориального органа, ответственном за ведение делопроизводства).
Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция:
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;
библиографические справочники;
поздравительные письма, телеграммы, открытки;
пригласительные билеты;
поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);
формы статистической отчетности;
адресованная службам и учреждениям (передается по принадлежности).
Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя руководства Министерства, до регистрации передается в Департамент международного права и сотрудничества для составления неофициального перевода (аннотации). Вместе с неофициальным переводом (аннотацией) корреспонденция на иностранном языке возвращается на регистрацию.
Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.
110. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее - РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.
РК имеет следующие реквизиты:
вид документа;
отметка об ограничении доступа к документу;
номер экземпляра;
корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ, для обращений граждан - фамилия, имя, отчество гражданина;
номер документа - исходящий номер документа, присвоенный организацией - автором документа;
дата документа;
подпись - фамилия лица, подписавшего документ;
адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;
содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;
состав - количество листов (страниц) документа и через знак "плюс" - количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);
количество экземпляров;
рубрики;
примечание.
111. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой "Для служебного пользования"; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).